Beschäftigtendatenschutz: Rechtfertigung des Datenumgangs durch Einwilligungserklärungen

27. Oktober 2015

Lange Zeit wurde nahezu einhellig vertreten, dass Einwilligungserklärungen im Arbeitsverhältnis den Umgang mit Beschäftigtendaten nicht oder nur in speziellen Fällen legitimieren können. Hintergrund dieser Auslegung ist/war, dass § 4a Abs. 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) als Wirksamkeitsvoraussetzung einer Einwilligungserklärung vorgibt, dass diese auf der freien Entscheidung des Betroffenen beruht. Ob ein Beschäftigter im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit in der Tat frei entscheiden kann, wird/wurde wegen seines Abhängigkeitsverhältnisses oftmals zu Recht bezweifelt bzw. sogar auch grundsätzlich abgelehnt.

Insoweit stellt die Wertung des Bundesarbeitsgerichts (BAG), dass in einer Entscheidung zur Veröffentlichung von Videoaufnahmen eines Beschäftigten feststellte, dass auch im Arbeitsverhältnis eine freie Entscheidung der Beschäftigten im Hinblick auf die Ausübung des Rechts auf informationelle Selbstbestimmung möglich ist, eine Kehrtwendung dar. Der freien Entscheidung eines Beschäftigten stehen – so das Gericht – weder das einem Beschäftigtenverhältnis immanente Abhängigkeitsverhältnis noch ein bestehendes Weisungsrecht des Arbeitgebers entgegen.

Eine Einwilligungserklärung kommt somit als Legitimationsgrundlage im Beschäftigtenverhältnis grundsätzlich in Betracht. Erforderlich ist dafür jedoch (selbstverständlich), dass die übrigen Anforderungen aus dem BDSG einhalten werden. So muss der Beschäftigte genau wissen, welchen Umgang mit seinen personenbezogenen Daten er bestätigt. Die Einwilligung ist dementsprechend transparent und konkret zu gestalten. Ihm sollte darüber hinaus dargelegt werden, dass die Einwilligungserklärung stets mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden kann und die Nichtabgabe der Einwilligungserklärung sowie ein Widerruf keine negativen Auswirkungen auf das Beschäftigtenverhältnis haben. Auch gilt der Grundsatz der Schriftform, wenn nicht besondere Umstände ein Abweichen von der Schriftform rechtfertigen.

Bevor vorschnell der Weg über eine Einwilligungserklärung gewählt wird, sollte unternehmensseitig stets geprüft werden, ob nicht bereits eine (vorrangige) gesetzliche Rechtfertigung für den geplanten Umgang mit Beschäftigtendaten vorliegt. Dann wäre ein Rückgriff auf die Einholung von Einwilligungserklärungen nicht ratsam und in Einzelfällen sogar schädlich. Zudem sollte geprüft werden, ob es sich um einen mitbestimmungspflichtigen Sachverhalt handelt und eine Betriebsvereinbarung die Einholung von individuellen Einwilligungserklärungen ggf. ersetzen kann.