Schlagwort: Briefgeheimnis

Zentrale Postöffnung in Unternehmen

22. Dezember 2014

In vielen Unternehmen gibt es eine zentrale Poststelle, die eingehende Briefe öffnet, mit einem Eingangsstempel versieht und an die betreffende Abteilung oder den namentlich genannten Mitarbeiter weiterleitet. Wenn Unternehmen jedoch keine expliziten Regelungen zur Öffnung von Briefpost aufgestellt haben, kann es “schnell vorkommen”, dass das grundrechtlich geschützte Briefgeheimnis verletzt oder bei einer unbefugten Öffnung von Briefpost sogar der Straftatbestand des § 202 Strafgesetzbuch erfüllt wird.

Solche Rechtsbrüche können vermieden werden, indem den Mitarbeitern der Poststelle, die letztlich vor dem Öffnen von Post erkennen müssen, ob das Briefgeheimnis verletzt werden könnte, die im Folgenden genannten Verhaltensempfehlungen zur Öffnung von eingehender Briefpost an die Hand gegeben werden:

  • Briefpost, die an das Unternehmen adressiert ist, ohne einen bestimmten Adressaten namentlich in dem Adressfeld zu benennen, darf zentral geöffnet werden.
  • Briefpost, die an das Unternehmen adressiert ist und an zweiter Stelle im Adressfeld den Namen eines Mitarbeiters aufweist (z.B. auch mit dem Zusatz „zu Händen“), darf zentral geöffnet werden. Es sollte – sofern es sich nicht erkennbar um Werbeschriften handelt – sichergestellt werden, dass der adressierte Mitarbeiter oder – bei dessen Abwesenheit – sein Stellvertreter die Briefpost über den regulären internen Postlauf erhalten.
  • Briefpost, die in dem Adressfeld den Namen eines Mitarbeiters an erster Stelle aufweist oder einen Vertraulichkeitsvermerk beinhaltet (z.B. “persönlich”, “privat “), darf nur von dem adressierten Mitarbeiter geöffnet werden. Eine zentrale Öffnung muss zwingend unterbleiben.

Grundsätzlich ist ratsam, dass Unternehmen die Einhaltung des Briefgeheimnisses überwachen. Eventuellen Beschwerden von Mitarbeitern oder Dritten über fehlerhaft geöffnete Korrespondenz sollte nachgegangen werden. Auch sollten die Datenschutzbeauftragten entsprechende Sensibilisierungsarbeit leisten!