Der erst in der jüngeren Vergangenheit bekannt gewordene Datenskandal bei der Asklepios Klinik Hamburg-Eilbek zeigt, dass – erst recht wenn besondere Arten personenbezogener Daten wie Patientendaten betroffen sind – besonderes Augenmerk auf die Organisation der Aktenvernichtung gelegt werden muss. Eine unzureichende Organisation im Vernichtungsablauf kann schnell zur Folge haben, dass Patientenakten in unbefugte Hände geraten, was – von dem ungewünschten Medienecho ganz zu schweigen – nicht nur datenschutzrechtlich unzulässig und bußgeldbewehrt ist, sondern auch strafrechtliche Relevanz hat.

Aber was muss eine verantwortliche Stelle beachten, damit der Datenschutz bei der Vernichtung von Patientenakten in adäquater Form gewahrt wird?

Strukturierung der Abläufe

Zunächst ist es unabdingbar, die Abläufe hinreichend zu strukturieren. Es sollten auf dem Betriebsgelände verschlossene Entsorgungsbehälter in angemessener Anzahl an zentralen Stellen positioniert werden. Abteilungen, in denen erfahrungsgemäß viele und überwiegend besondere Arten personenbezogener Daten anfallen (z.B. Personalabteilung, Archiv), sollten mit einem eigenen Entsorgungsbehälter ausgestattet werden. Alle Mitarbeiter sollten angehalten werden, vertrauliches Material – was im Einzelnen genau zu definieren wäre – umgehend in die dafür vorgesehenen verschlossenen Entsorgungsbehälter zu verbringen. Zwischenlagerungen (z.B. in einem Karton unter dem Schreibtisch) sind zu vermeiden, jedenfalls dann, wenn das Büro nicht durchgängig sozial überwacht oder abgeschlossen ist.

Schlüssel zur Öffnung der Entsorgungsbehälter sollten nicht in den allgemeinen Umlauf gelangen, sondern von einer Person, die einen Stellvertreter für Fälle der Abwesenheit benennt, verwaltet werden. Öffnungen der Entsorgungsbehälter sollten nur in konkret definierten (Ausnahme-)Fällen unter Wahrung des Vier-Augen-Prinzips (z.B. unter Hinzuziehung des Datenschutzbeauftragten) gestattet werden.

Haben die Entsorgungsbehälter ihren maximalen Füllstand erreicht, ist eine sichere Abholung zur Vernichtung durch einen externen Dienstleister, mit dem ein Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung abzuschließen wäre, zu gewährleisten. Bis zur Abholung durch den externen Dienstleister ist es empfehlenswert, die zuständige Abteilung aufzufordern, auch bis dahin jede Zwischenlagerung des zu vernichtenden Materials in öffentlich zugänglichen Bereichen zwingend zu vermeiden. Diese sind allenfalls in stets verschlossenen und nur von einem eng umgrenzten Personenkreis zuzulassen.

Eine hinreichende Dokumentation der Abläufe und Verantwortlichkeiten sowie des jeweiligen Vernichtungsvorgangs sind empfehlenswert.

Sensibilisierung der Mitarbeiter

Die beste Ablaufsorganisation hilft allerdings nur wenig bei der Vermeidung von Datenschutzverstößen, wenn die Vorgaben nicht von allen Mitarbeitern im Betriebsalltag umgesetzt und “gelebt” werden. Daher sollten die Mitarbeiter zum einen in Form einer Arbeitsanweisung mit den Strukturen vertraut gemacht und insbesondere aufgefordert werden, vertrauliches Material umgehend in die dafür vorgesehenen verschlossenen Entsorgungsbehälter zu verbringen. Zum anderen sind sie regelmäßig auf die Einhaltung des Datenschutzes im Allgemeinen sowie im Speziellen bei der Aktenvernichtung zu schulen.

Haben Sie Fragen zu diesem Themenkomplex? Kinast & Partner, deren Rechtsanwälte bundesweit als externer Datenschutzbeauftragter tätig sind, stehen Ihnen gern zur Verfügung.