Was im Arbeitsalltag als vertrauliches Gespräch gedacht ist, kann schnell zum datenschutzrechtlichen Problem werden. Das ist besonders dann der Fall, wenn Arbeitgeber ohne Wissen der Beschäftigten Gespräche aufzeichnen. Genau dies ist Gegenstand einer aktuelle Entscheidung der dänischen Datenschutzbehörde (Datatilsynet). Eine Zahnarztpraxis geriet in die Kritik, weil sie wiederholt Mitarbeitergespräche heimlich aufgezeichnet hatte. Die Entscheidung zeigt eindrücklich, welche Anforderungen die DSGVO an den Umgang mit Beschäftigtendaten stellt.
Zahnarztpraxis in der Datenschutzkritik
Im konkreten Fall hatte die Zahnarztpraxis in einem Zeitraum von 16 Monaten mehrere Gespräche mit einer Mitarbeiterin aufgezeichnet. Dabei handelte es sich nicht um zufällige oder einmalige Mitschnitte, sondern um gezielte Audioaufnahmen im Rahmen arbeitsbezogener Gespräche zu internen Abläufen, Konflikte in Bezug auf die Arbeitsleistung der Mitarbeiterin und der (weiteren) Zusammenarbeit. Die Aufnahmen erfolgten ohne jegliche Information der Mitarbeiterin. Weder wurde sie vorab über die Aufzeichnung informiert, noch im Nachgang darüber aufgeklärt. Auch Hinweise auf entsprechende Aufzeichnungsmaßnahmen im Betrieb durch Richtlinien oder Hinweise lagen nicht vor.
Nach den veröffentlichten Informationen nutzte die Praxis die Aufnahmen, um die Inhalte der Gespräche nachzuvollziehen bzw. für ein späteres Gerichtsverfahren zu dokumentieren. Eine transparente Kommunikation über Zweck, Umfang oder Speicherdauer der Datenverarbeitung fand jedoch ebenfalls nicht statt.
Damit lag eine systematische, verdeckte Erhebung personenbezogener Daten in Form von Sprachaufzeichnungen vor.
Entscheidung der Datenschutzbehörde
Die dänische Datenschutzbehörde übte schwere Kritik an dem Vorgehen der Zahnarztpraxis. Im Mittelpunkt der Bewertung standen gleich mehrere zentrale Grundsätze der DSGVO:
Im Zentrum der Entscheidung steht der Grundsatz der Transparenz (Art. 5 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die betroffene Mitarbeiterin hatte keinerlei Kenntnis von den Aufnahmen. Gerade im Beschäftigungsverhältnis ist Transparenz jedoch essenziell, da hier ein strukturelles Ungleichgewicht zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer besteht.
Die Behörde stellte darüber hinaus fest, dass es an einer tragfähigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung fehlte. Weder eine Einwilligung der Mitarbeiterin noch überwiegende berechtigte Interessen des Arbeitgebers konnten die heimlichen Aufnahmen rechtfertigen. Gerade im Arbeitsverhältnis sind an die Freiwilligkeit einer Einwilligung hohe Anforderungen zu stellen. Diese waren hier bereits mangels Information ausgeschlossen. Auch ein berechtigtes Interesse konnte die Zahnarztpraxis nicht rechtssicher begründen, da sie bereits zu einem Zeitpunkt Aufnahmen anfertigte, an dem noch nicht ersichtlich war, dass die fragliche Mitarbeiterin überhaupt ein gerichtliches Verfahren anstreben würde.
Die verdeckte Aufzeichnung von Gesprächen stellt zudem einen erheblichen Eingriff in die Persönlichkeitsrechte der Beschäftigten dar. Eine solche Maßnahme ist nur in eng begrenzten Ausnahmefällen denkbar, etwa bei konkretem Verdacht schwerwiegender Pflichtverletzungen. Im vorliegenden Fall lagen solche besonderen Umstände nicht vor.
Datenschutzrechtliche von Audioaufnahmen
Der Fall reiht sich in eine gefestigte Linie europäischer Datenschutzaufsicht ein: Audioaufnahmen am Arbeitsplatz sind nur unter sehr engen Voraussetzungen zulässig. Arbeitgeber müssen insbesondere:
- vorab transparent informieren,
- eine tragfähige Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO nachweisen,
- die Verhältnismäßigkeit der Maßnahme prüfen,
- und die schutzwürdigen Interessen der Beschäftigten besonders berücksichtigen.
Verdeckte Maßnahmen stellen dabei regelmäßig die Ausnahme dar und sind nur bei klar belegbaren, schwerwiegenden Gründen denkbar.
Fazit
Der Fall der dänischen Zahnarztpraxis verdeutlicht, dass Maßnahmen im Arbeitsverhältnis, die ohne Wissen der Beschäftigten erfolgen, bergen erhebliche rechtliche Risiken, auch wenn sie aus Sicht des Arbeitgebers organisatorisch sinnvoll erscheinen mögen. Die Grenze zwischen zulässiger Dokumentation und unzulässiger Überwachung ist dabei schnell überschritten. Die Entscheidung ist dabei weniger eine Einzelfallbewertung als vielmehr ein deutlicher Hinweis darauf, wie eng die Spielräume für verdeckte Maßnahmen im Arbeitskontext tatsächlich sind.
Unternehmen sind gut beraten, interne Prozesse regelmäßig zu überprüfen und sensibel mit Kommunikationssituationen umzugehen. Gerade Gespräche mit Beschäftigten genießen einen besonderen Schutz, der nicht leichtfertig relativiert werden darf.
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