Vermehrt kommt es zu Fällen, in denen Beschäftigte im Zusammenhang mit ihrer Kündigung oder ihrem eigenen Ausscheiden aus dem Unternehmen erfahren müssen, dass die Gründe hierfür innerhalb der Organisation mitgeteilt werden. Die Fälle reichen dabei von der bloßen Information über das Ausscheiden einer Person bis hin zur Offenlegung konkreter Kündigungsgründe gegenüber Kollegen. Im Beschäftigungsverhältnis wirft dies erhebliche datenschutzrechtlich relevante Fragen auf. Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg befasst sich in seinem 41. Tätigkeitsbericht vertieft mit dieser Problematik.
Zulässige Information über das Ausscheiden
Zum einen kommt es vor, dass innerhalb des Unternehmens lediglich über die Kündigung der betroffenen Person informiert wird, ohne dass Kündigungsgründe genannt werden. Teilweise werden jedoch auch Kollegen bereits vor der betroffenen Person selbst über die Kündigung informiert. Bereits dies kann datenschutzrechtlich unzulässig sein.
Arbeitgebern steht zwar grundsätzlich das Recht zu, ihre Beschäftigten über das Ausscheiden anderer Mitarbeitender zu informieren, soweit dies zur Fortführung des Geschäftsbetriebs erforderlich ist. Diese Datenverarbeitung kann auf Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO gestützt werden. Zulässig ist insbesondere die Information darüber, dass und zu welchem Zeitpunkt eine beschäftigte Person das Unternehmen verlässt. Maßgeblich ist jedoch, dass sich die Mitteilung auf das hierfür Erforderliche beschränkt.
Grenzen durch den Grundsatz der Datenminimierung
In anderen Fällen wird innerhalb der Belegschaft mitgeteilt, dass die Kündigung der betroffenen Person aus betrieblichen Gründen erfolgt ist. Arbeitgeber berufen sich dabei mitunter darauf, Spekulationen über Restrukturierungen und weiteren Personalabbau in der Belegschaft vermeiden zu wollen. Dafür ist es jedoch ausreichend, lediglich über das Ausscheiden der betroffenen Person zu informieren und zugleich mitzuteilen, dass kein weiterer betriebsbedingter Personalabbau droht. Einer Offenlegung des konkreten Kündigungsgrundes bedarf es hierfür nicht und würde dem Grundsatz der Datenminimierung nach Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO entgegenstehen.
Datenschutzrechtlich unzulässig ist daher regelmäßig die Bekanntgabe der Kündigungsgründe gegenüber der Belegschaft, sofern keine Einwilligung der betroffenen Person vorliegt.
Unzulässigkeit der Offenlegung sensibler Gründe
Ebenso kommt es vor, dass verhaltensbedingte Kündigungsgründe innerhalb des Arbeitsumfelds bekannt gemacht werden. Auch wenn dabei der konkrete Kündigungsgrund nicht ausdrücklich benannt wird, kann eine solche Kommunikation geeignet sein, das Ansehen der betroffenen Person zu beeinträchtigen.
Die Weitergabe dieser Information ist regelmäßig nicht erforderlich, um andere Mitarbeitende über das Ausscheiden zu informieren. Insoweit hat das Recht der betroffenen Beschäftigten auf informationelle Selbstbestimmung Vorrang vor den betrieblichen Interessen des Arbeitgebers.
Auch werden Kündigungsgründe aus dem gesundheitlichen Bereich mitgeteilt. Dies gilt etwa dann, wenn innerhalb der Belegschaft verbreitet wird, eine Person sei wiederholt betrunken während der Arbeitszeit angetroffen. Diese Gründe dürfen jedoch weder schriftlich noch mündlich geäußert werden, da sie einen Bezug zur gesundheitlichen Situation der beschäftigten Person aufweisen können.
Entgegen der Auffassung mancher Arbeitgeber macht es gerade keinen entscheidenden Unterschied, ob die Informationen schriftlich oder mündlich mitgeteilt werden. Auch mündliche Äußerungen können datenschutzrechtlich relevant und sanktionierbar sein.
Fazit
Arbeitgeber dürfen ihre Belegschaft über das Ausscheiden von Mitarbeitenden informieren, soweit dies für betriebliche Zwecke erforderlich ist. Zulässig ist jedoch grundsätzlich nur die Mitteilung, dass und zu welchem Zeitpunkt eine Person das Unternehmen verlässt. Die Bekanntgabe konkreter Kündigungsgründe geht darüber regelmäßig hinaus und verstößt ohne Einwilligung der betroffenen Person gegen datenschutzrechtliche Vorgaben. Insbesondere gegen den Grundsatz der Datenminimierung ist mit solchen Aussagen oftmals verletzt. Unerheblich ist dabei, ob die Weitergabe mündlich oder schriftlich erfolgt.
Eine datenschutzkonforme Kommunikation im Kündigungsprozess verlangt daher eine konsequente Beschränkung auf die jeweils erforderlichen Informationen. Arbeitgeber sollten für die datenschutzrechtlichen Grenzen der Weitergabe personenbezogener Informationen im Zusammenhang mit Kündigungen besonders sensibilisiert sein.
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