Nicht nur elektronisch gespeicherte personenbezogene Daten, sondern auch handschriftliche Aufzeichnungen können der Auskunftspflicht nach Art. 15 DSGVO unterliegen. Dies hat das Verwaltungsgericht (VG) Berlin mit seinem Urteil vom 29. Juni 2026 bestätigt. Der Veranwortliche muss folglich auch bei handschriftlichen Notizen unter Einhaltung der Monatsfrist gem. Art. 12 Abs. 3 DSGVO binnen eines Monats eine offizielle Mitteilung über die vorhandenen Aufzeichnungen bei einem Auskunftsersuchen des Betroffenen abgeben.
Verspätete Auskunft über handschriftliche Notizen
Grundlage des Verfahrens war ein Auskunftsersuchen des Betroffenen vom 13. November 2023. Dieser verlangte die Auskunft über die Verarbeitung seiner Daten. Bei der Durchsicht fand die spätere Klägerin des Verfahrens lediglich handschriftliche Notizen, welche weder eingescannt noch anderweitig weitergegeben wurden. Diese Information teilte sie dem Betroffenen mit. Eine umfassende Auskunft erteilte sie jedoch erst, nachdem der Betroffene sich bei der Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit beschwert hatte. Mit der Auskunftserteilung am 22. Januar 2024 hielt sie folglich die Monatsfrist des Art. 12 Abs. 3 DSGVO nicht fest, wie die Aufsichtsbehörde in diesem Zusammenhang feststellte. Die Behörde beschränkte sich aufgrund der Geringfügigkeit des Verstoßes jedoch auf einen förmlichen Hinweis.
Handschriftliche Aufzeichnungen als personenbezogene Daten
Die Klage der Verantwortlichen gegen den Hinweis der Datenschutzaufsichtsbehörde verlief erfolglos. Das VG Berlin bestätigte, dass auch handschriftliche Notizen personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO im Sinne des Art. 4 Nr. 1 DSGVO darstellen, wenn sie einer bestimmten Person zugeordnet werden können. Entscheidend ist nicht die Form der Dokumentation der Daten, sondern die Identifizierbarkeit einer natürlichen Person. Unerheblich dafür ist, dass auf den Notizen nicht explizit der Name des Betroffenen vermerkt war. Die Klägerin konnte die Information dem Betroffenen infolge des Auskunftsersuchens dennoch zuordnen und den Personenbezug so auch erkennen.
Monatsfrist und Anforderungen an eine Auskunftsverweigerung
Neben der Einordnung der Notizen betonte das VG auch die Notwendigkeit der fristgerechten Bearbeitung von Auskunftsersuchen. Nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO musss der Verantwortliche grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Antragseingang über die Verarbeitung informieren. Sofern der Verantwortliche dem Auskunftsersuchen nicht nachkommen möchte, muss er nach Art. 12 Abs. 4 DSGVO innerhalb eines Monats Gründe für die Verweigerung mitteilen und dabei auch auf die Möglichkeit einer Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde sowie eines gerichtlichen Rechtsbehelfs hinweisen.
Die erste Mitteilung der Klägerin genügte diesen Anforderungen nicht. Weder enthielt sie konkrete Ablehnungsgründe noch die erforderlichen Hinweise auf weitere Rechtsschutzmöglichkeiten. Die Auskunft am 22. Januar 2024 erfolgte folglich verspätet und begründet, wie auch vom VG Berlin bestätigt, den Datenschutzverstoß.
Fazit
Das Urteil zeigt erneut auf, dass der datenschutzrechtliche Auskunftsanspruch nicht bloß auf eine digitale Datenverarbeitung beschränkt ist. Verantwortliche müssen daher bei der Bearbeitung von Auskunftsersuchen auch handschriftliche Notizen und Dokumente berücksichtigen, soweit diese personenbezogene Daten enthalten. Auskunftsersuchen sind auch bei Dokumenten in Papierform nachzukommen. Wer Auskunftsersuchen nicht nachkommt, muss die gesetzlichen Begründungs- und Informationspflichten zwingend beachten. Andernfalls ist mit aufsichtsbehördlichen Maßnahmen zu rechnen.
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