Datenschutz bei der KI-Transkription von Gemeinderatssitzungen

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI BW) hat am 11. Juni 2026 neue Praxishilfen veröffentlicht, um den rechtssicheren Einsatz Künstlicher Intelligenz (KI) in öffentlichen Stellen zu konkretisieren. Diese Publikationen folgen auf die Reform des Landesdatenschutzgesetzes (LDSG) vom Februar 2026. Mit dieser wurde der Einsatz von KI-Systemen auf eine neue gesetzliche Grundlage gestellt. Bereits im September 2025 hatte die Behörde den Orientierungs­hilfen-Navigator KI & Datenschutz ONKIDA 2.0 aktualisiert. Der neue Leitfaden widmet sich nun spezifisch der automatisierten Audioaufzeichnung, Transkription und Zusammenfassung des gesprochenen Wortes in Gemeinderatssitzungen mittels KI oder Speech-to-Text-Systemen.

Normative Verankerung im Ortsrecht als zentrale Voraussetzung

Eine wesentliche Erkenntnis des LfDI BW ist, dass die automatisierte Transkription einen Eingriff in das Recht auf informationelle Selbstbestimmung darstellt. Dieser Eingriff bedarf einer hinreichend bestimmten Rechtsgrundlage. Während der ebenfalls neu veröffentlichte Leitfaden zum § 3a LDSG klärt, dass KI in vielen Fällen als bloßes Betriebsmittel ohne eigenständiges grundrechtliches Eigengewicht fungieren kann, erfordert die Protokollierung von Gremiensitzungen eine spezifische Verankerung im Ortsrecht. Öffentliche Stellen müssen daher prüfen, ob die Nutzung solcher Systeme in einer Satzung oder der Geschäftsordnung des Gemeinderats explizit geregelt ist.

Diese normative Grundlage muss die einzelnen Verarbeitungsvorgänge festlegen:

1. Automatisierte Audioaufzeichnung
2. Transkription
3. Verwendung der transkribierten Daten zur Fertigung der Niederschrift
4. Interne Speicherung der Audioaufzeichnung, der Transkription sowie des Entwurfs der Niederschrift
5. Löschung der Tonbandaufzeichnung, der Transkription sowie des Entwurfs der Niederschrift

Des weiteren muss diese die wesentlichen technischen und organisatorischen Schutzmaßnahmen festlegen. Dazu zählen unter anderem folgende Maßnahmen:

• Strikte Zugriffsbeschränkungen
• Menschliche Kontrolle der KI-Ergebnisse
• Dokumentierte Qualitätsprüfungen
• Klare Löschkonzepte
• Transparente Information der Teilnehmer
• Prozesse für Betroffenenrechte
• Nachvollziehbare Dokumentation der Aufzeichnung und Nutzung der Daten.

Funktionale Grenzen und der Schutz betroffener Bürger

Inhaltlich zieht die Aufsichtsbehörde strikte Grenzen bei der Differenzierung der Sprecherrollen, was die Sensibilität des Themas unterstreicht.

• Zulässig ist die Aufzeichnung von Mandatsträgern und Verwaltungsbediensteten zur Erstellung der Niederschrift unter den genannten Voraussetzungen
• Unzulässig sind dagegen Wortbeiträge von Bürgern, etwa in der Bürgerfragestunde. Diese sind strikt von der KI-gestützten Transkription auszunehmen.

Technische Mindeststandards und keine biometrische Analysen

Der Leitfaden stellt klar, dass eine rechtmäßige Nutzung nur möglich ist, wenn keine biometrische Identifizierung oder dauerhafte Profilbildung stattfindet. Die technische Ausgestaltung muss sicherstellen, dass

• die Datenverarbeitung vorzugsweise innerhalb der EU erfolgt und
• die Daten keinesfalls zu Trainingszwecken des Anbieters verwendet werden.

Wie auch im Kurzpapier der Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherheit (GDD) zur Gesprächstranskription gewinnt hierbei das Prinzip „Privacy by Design“ an Bedeutung, wobei On-Premise-Lösungen oder abgeschottete Instanzen bevorzugt werden sollten. Auch die Einhaltung von BSI-Standards bei Cloud-Lösungen ist für eine rechtssichere Implementierung unverzichtbar.

Bedeutung für die öffentliche Hand

Die Veröffentlichungen verdeutlichen, dass der Fokus der Aufsicht zunehmend auf der praktischen Umsetzung und der präzisen Dokumentation von KI-Einsatzszenarien liegt. Für die Verwaltung bieten die neuen Leitfäden die notwendige Rechtssicherheit bei der Digitalisierung von Arbeitsprozessen, fordern jedoch eine konsequente Umsetzung der Compliance-Vorgaben. Die öffentliche Hand muss vor Einführung solcher Systeme zwingend Schwellwertanalysen, gegebenenfalls Datenschutz-Folgenabschätzungen und eine Dokumentation der Systementscheidung durchführen. Besonders kritisch bleibt der Einsatz in nicht-öffentlichen Sitzungen oder bei Personalsachen, wo eine automatisierte Aufzeichnung aufgrund der hohen Vertraulichkeit regelmäßig unzulässig ist. Die Leitfäden verdeutlichen, dass der Fokus der Aufsicht nun massiv auf der praktischen Umsetzung und der Wahrung der menschlichen Endkontrolle liegt, um den „Automation Bias“ – das blinde Vertrauen in algorithmische Vorschläge – zu verhindern.

Wie in der kommunalen Arbeit der Datenschutz neben der hier besprochenen Transkription umgesetzt werden kann, hat zuletzt der Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte behandelt. Denn neben Ton- und Videoaufzeichnungen werden regelmäßig auch personenbezogene Daten etwa in Sitzungsunterlagen, Beschlüssen, Protokollen, Bürgeranfragen verarbeitet.

Fazit

Der LfDI BW schafft mit den neuen Praxishilfen keinen rechtsfreien Raum, sondern konkretisiert die Anforderungen für eine innovationsfreundliche und zugleich grundrechtskonforme KI-Nutzung. Sowohl öffentliche Stellen als auch private Akteure müssen den Einsatz von KI-Transkriptionssystemen konsequent in bestehende Compliance-Strukturen integrieren und technische Grenzen bereits im Systemdesign berücksichtigen. Nur durch Transparenz, klare Löschkonzepte und die Wahrung der menschlichen Endkontrolle lassen sich die Effizienzvorteile dieser Technologien langfristig rechtssicher ausschöpfen.