Im betrieblichen Alltag gehen mehr und mehr Unternehmen dazu über, allein wegen der hohen Anschaffungskosten IT-Geräte (z. B. Multifunktionsdrucker, Laptops, Festplatten) zu mieten oder zu leasen. Dabei gerät schnell in Vergessenheit, dass Geräte, die über einen nicht flüchtigen Langzeitspeicher wie Festplatten und sog. „Flashspeicher-Bausteine“ verfügen, beim bestimmungsgemäßen Gebrauch (z. B. Kopieren und Faxen) personenbezogene Daten erzeugen. Diese Daten werden für einen unbestimmten Zeitraum auf diesen Speichern abgelegt. Daher sollte bei der Rückgabe von geleasten oder gemieteten IT-Geräten darauf geachtet werden, dass nicht versehentlich personenbezogene Daten an den Leasinggeber oder Vermieter weitergegeben werden.

Dazu hat die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (BDI Berlin) in ihrem jüngst vorgestellten 15. Tätigkeitsbericht Stellung bezogen. Neben dem expliziten Hinweis, dass gerade auch Multifunktionssysteme, die in das eigene Netzwerk integriert werden können und internetfähig sind, ähnliche Sicherheitsvorkehrungen benötigen wie PCs oder Server, appelliert sie, dass die einsetzende Stelle sicherstellt, dass bei der Rückgabe gemieteter/ geleaster IT-Geräte die in den Geräten enthaltenen Datenträger – sofern diese nicht hinreichend verschlüsselt sind, was regelmäßig ausreichend ist – datenschutzkonform gelöscht sind bzw. die Datenträger datenschutzkonform vernichtet werden. Die Löschung/ Vernichtung durch ein in Deutschland zertifiziertes Unternehmen sei dabei regelmäßig als datenschutzkonform einzustufen.