Ein digitales Führungszeugnis erleichtert die Vorlage von Nachweisen bei Arbeitgebern, Vereinen und anderen Einrichtungen. Seit dem 1. Oktober 2026 bietet das Bundesamt für Justiz (BfJ) diese Ausgabeform an. Damit wird nicht mehr nur die Antragstellung, sondern auch die Bereitstellung digital möglich.
Die rechtlichen Voraussetzungen regelt § 30d Bundeszentralregistergesetz (BZRG). Für Unternehmen bleibt jedoch eine entscheidende Frage: Unter welchen Bedingungen dürfen sie die darin enthaltenen personenbezogenen Daten verarbeiten? Die Digitalisierung verändert den Übermittlungsweg, nicht den besonderen Schutz strafrechtlicher Informationen.
Digitales Führungszeugnis: Welche Voraussetzungen gelten?
Nach § 30d Abs. 1 BZRG wird ein elektronisch beantragtes Führungszeugnis digital erteilt, wenn die antragstellende Person dies verlangt. Die digitale Ausgabe erfolgt damit nicht automatisch bei jeder Online-Antragstellung.
Ausgenommen sind Führungszeugnisse zur Vorlage bei einer Behörde nach § 30 Abs. 5 BZRG. Die Regelung betrifft somit die digitale Erteilung für private Zwecke, nicht das gesonderte Verfahren der Behördenvorlage.
Bereitstellung und Echtheit werden digital geregelt
Das Dokument wird ausschließlich über das gesetzlich vorgesehene Nutzerkonto zum Abruf bereitgestellt. Eine Erteilung auf anderem Weg ist nach § 30d Abs. 2 BZRG unzulässig. Diese Vorgabe betrifft die Bereitstellung durch die Registerbehörde.
Elektronisch überprüfbar sein müssen die Ausstellung durch die Registerbehörde, das Erteilungsdatum und die Unverändertheit des Dokuments. Die näheren Einzelheiten der Bereitstellung und Verifizierung regelt die Registerbehörde. Damit unterscheidet sich ein digitales Führungszeugnis von einem bloßen Scan eines Papierdokuments.
Strafdaten unterliegen besonderen Datenschutzanforderungen
Enthält ein Führungszeugnis Angaben über strafrechtliche Verurteilungen, ist Art. 10 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu beachten. Solche Informationen unterliegen besonderen Verarbeitungsvoraussetzungen. Sie sind von den besonderen Datenkategorien des Art. 9 DSGVO, etwa Gesundheitsdaten, zu unterscheiden.
Für private Arbeitgeber bedeutet das: Ein berechtigtes Interesse an einer Zuverlässigkeitsprüfung genügt für die Verarbeitung von Strafdaten nicht allein. Es muss zusätzlich eine den Anforderungen des Art. 10 DSGVO entsprechende gesetzliche Grundlage bestehen. Gerade im allgemeinen Beschäftigungskontext weist der bereitgestellte Fachbeitrag auf rechtliche Unsicherheiten hin.
Aus § 30d BZRG folgt keine allgemeine Befugnis, Führungszeugnisse anzufordern oder ihre Inhalte dauerhaft in Personalakten zu speichern. Die Vorschrift regelt die digitale Erteilung, nicht die datenschutzrechtliche Zulässigkeit jeder anschließenden Verwendung.
Elektronische Prüfmerkmale sind nicht automatisch anonym
Der beigefügte Fachbeitrag beschreibt eine technische Umsetzung mit elektronischen Siegeln und maschinenlesbaren Codes. Dabei darf der Blick nicht allein auf den sichtbaren Dokumententext gerichtet werden. Auch elektronische Prüfmerkmale können personenbezogene Informationen enthalten oder deren Zuordnung ermöglichen. Sie gehören deshalb ebenfalls in das Datenschutzkonzept.
Für die Praxis sind zwei Prüfungen auseinanderzuhalten: Die Echtheitsprüfung beantwortet, ob das Dokument unverändert von der Registerbehörde stammt. Die Datenschutzprüfung klärt dagegen, ob der Empfänger die enthaltenen Informationen für seinen konkreten Zweck verarbeiten darf. Eine erfolgreiche Verifizierung ersetzt keine Rechtsgrundlage.
Was Arbeitgeber und Vereine prüfen sollten
Vor der Entgegennahme sollten Organisationen klären, weshalb ein Führungszeugnis benötigt wird und welche gesetzliche Grundlage die Verarbeitung trägt. Ebenso wichtig sind verständliche Informationen gegenüber den Betroffenen und der Schutz vor unbefugtem Zugriff. Die Digitalisierung hebt diese Anforderungen nicht auf.
Als praktische Konsequenz empfiehlt sich ein festgelegter Ablauf für Eingang, Prüfung und weitere Behandlung des Dokuments. Dabei sollte insbesondere geklärt werden, wer Zugriff erhält und welche Informationen tatsächlich dokumentiert werden müssen. Die technisch einfache Weiterleitung darf nicht zum Anlass werden, sensible Unterlagen ungeprüft an größere Empfängerkreise zu verteilen.
Fazit: Digitale Nachweise brauchen klare Datenschutzprozesse
Ein digitales Führungszeugnis kann Verwaltungsabläufe vereinfachen. Die Möglichkeit zur elektronischen Erteilung und Echtheitsprüfung beantwortet jedoch nicht automatisch die Frage, ob Arbeitgeber oder Vereine sämtliche Inhalte verwenden dürfen. Besonders bei Eintragungen über strafrechtliche Verurteilungen bleibt die Prüfung nach Art. 10 DSGVO entscheidend.
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