Externer Datenschutzbeauftragter – Kurzratgeber zu Auswahl und Bestellung

3. April 2012

Verpflichtungen im Datenschutz stellen sich für nahezu jedes Unternehmen im Tagesgeschäft. Personenbezogene Daten von Mitarbeitern und Kunden werden heutzutage nicht mehr von Hand gespeichert oder verarbeitet, überall ist EDV im Einsatz. Folge ist, dass die Unternehmen sich den Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) nicht mehr entziehen können.

Sind mehr als neun Mitarbeiter in der automatisierten Datenverarbeitung beschäftigt, darunter fallen zum Beispiel Kundendatenbanken oder E-Mailpostfächer, verschärft das BDSG die Anforderungen: Ein Datenschutzbeauftragter muss bestellt werden, um fortan im Unternehmen über die Einhaltung des Datenschutzes zu wachen. Gleiches gilt wenn Daten verarbeitet werden, die der Vorabkontrolle unterliegen oder die Daten geschäftsmäßig mit dem Zweck der Übermittlung oder Markt- und Meinungsforschung verarbeitet werden.

Datenschutzbeauftragter – intern oder extern?

Mit der Möglichkeit einen eigenen betrieblichen Datenschutzbeauftragten zu bestellen, ist der Gesetzgeber bei Schaffung des BDSG den Unternehmen ein Stück weit entgegen gekommen. Der betriebliche Datenschutzbeauftragte folgt dem Prinzip der Selbstkontrolle und ermöglicht Selbstständigkeit und Freiraum in der Organisation des Datenschutzes. Zur Debatte stand auch, den Landesdatenschutzbeauftragten, der heute nur für öffentliche Stellen zuständig ist, als direkte staatliche Überwachungsstelle für jedes Unternehmen einzusetzen.

Wer einen Datenschutzbeauftragten bestellen muss, steht vor der Frage, an wen er sich wenden sollte. Das BDSG bietet bei der Auswahl Freiheiten, Unternehmen können auf eigene Mitarbeiter oder externe Dienstleister für den Datenschutz setzen. Jemanden aus den eigenen Reihen abzustellen, fällt gerade kleinen und mittelständischen Unternehmen schwer. Wie auch bei größeren Unternehmen müssen die Kosten kalkulierbar sein und freie Kapazitäten bestehen. Eine spezielle Materie mit hohen technischen und rechtlichen Herausforderungen verlangt nach besonderen Kenntnissen für den Datenschutzbeauftragten – und die Arbeitskraft der Leistungsträger im Hause ist meist unverzichtbar. Bis eigene Mitarbeiter den Posten besetzen können, sind längerfristige Schulungen nötig. Auch im weiteren Verlauf muss der Arbeitgeber für das Training seines eigenen betrieblichen Datenschutzbeauftragten zeitlich und finanziell aufkommen.

Vorteile externer Datenschutzbeauftragter

Viele Unternehmen entscheiden sich daher für externe Datenschutzbeauftragte, die ihre Fachkenntnis bereits mitbringen und dem Unternehmen als Dienstleister bereit stehen. Ein externer Datenschutzbeauftragter verfügt meist über mehr Erfahrung, betriebswirtschaftlich können die Kosten für die Beauftragung anders kalkuliert werden. Ein anderer Punkt für die Unternehmen ist die Flexibilität: Datenschutzbeauftragte aus den Reihen der Mitarbeiter genießen besonderen Kündigungsschutz. Selbst die Abberufung zurück zum normalen Mitarbeiterstatus wird erst nach einem Jahr wirksam.

Von der Vielzahl der Anbieter für externen Datenschutz unterscheiden sich Rechtsanwälte, die als auf Datenschutzrecht spezialisierte Juristen ein Gesamtpaket datenschutzrechtlicher Betreuung anbieten können. Datenschutzrecht als Querschnittsmaterie ist anspruchsvoll, wenn es um eine umfassende Beratung gehen soll. Neben technischer Kenntnis ist viel juristisches Knowhow gefragt, abgesehen vom Datenschutzrecht sind das Arbeitsrecht, IT-Recht, Strafrecht, Verwaltungs- sowie Zivilrecht Gegenstand der täglichen Beratung eines Rechtsanwalts als externer Datenschutzbeauftragter.

Gebündelt findet sich solche Kompetenz in spezialisierten Rechtsanwaltskanzleien wie zum Beispiel Kinast & Partner Rechtsanwälte, Betreiber von datenschutzticker.de, deren Rechtsanwälte bundesweit als externer Datenschutzbeauftragter tätig sind. Spezialisierte Kanzleien können auch Ansprechpartner für interne Datenschutzbeauftragte sein, die für einzelne Schritte fachliche Unterstützung hinzuziehen oder Prozesse ausgliedern möchten. Zum weiteren Angebot der spezialisierten Kanzleien gehören meist auch Schulungen zum Datenschutz, entweder für betriebliche interne Datenschutzbeauftragte zwecks Weiterbildung oder als Compliance-Maßnahme für die gesamte Belegschaft.