Vorreiter Niedersachsen: Microsoft Teams in Verwaltung

Das Land Niedersachsen wird Vorreiter mit der Verwendung von Microsoft Teams in der Verwaltung. Laut Pressemitteilung vom 26.04.2024 haben sie diesbezüglich eine wegweisende Einigung mit Microsoft getroffen. Die datenschutzrechtliche Vereinbarung und die Modernisierung der IT-Infrastruktur stehen dabei im Mittelpunkt.

Datenschutzbedenken bei der Verwendung von Microsoft

Microsoft steht bezüglich verschiedener digitaler Produkte regelmäßig in der Kritik, Datenschutzrecht nicht vollständig umzusetzen. So hatte der Europäische Datenschutzbeauftragte (EDSB) erst im März diesen Jahres mitgeteilt, dass die EU-Kommission mit der Verwendung von Microsoft 365 Datenschutzrecht verletze. Auch das neue Outlook kritisierte Ende letzten Jahres heftig der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI). Zuletzt erklärte er in einem Rundschreiben, dass „ein datenschutzkonformer Einsatz der App aktuell nicht möglich“ sei. Doch offensichtlich scheint das Land Niedersachsen, dass erst letzten September eine Handreichung zum Datenschutz bei Microsoft 365 veröffentlicht hatte, zumindest bezüglich der Verwendung von Microsoft Teams in der Verwaltung eine gute Lösung gefunden zu haben.

Die Verhandlungsergebnisse

Nach längeren Verhandlungen informierte der CIO des Landes Niedersachen, Horst Baier, über das Zustandekommen einer datenschutzrechtlichen Einigung mit Microsoft. Diese soll in der Verwaltung in Niedersachsen die datenschutzkonforme Verwendung von Microsoft Teams ermöglichen. Kritische Datenschutzaspekte wurden intensiv mit Microsoft unter Einbeziehung des Landesbeauftragten für den Datenschutz ausgehandelt.

Data protection addendum

Die Datenschutzvereinbarung („Data protection addendum“ (DPA)) regelt die datenschutzkonformen Rahmenbedingungen der Teams-Nutzung und hält die Ergebnisse der Vertragsverhandlung fest. Dazu gehört die Schaffung von auf das Land zugeschnittenen Datenschutzfolgen- und Risikoabschätzungen und technischen und organisatorischen Maßnahmen. Außerdem gestand Microsoft laut der Pressemitteilung ein, „die Daten in Europa zu speichern und zu verarbeiten“ („EU-Boundary“). Insgesamt werden „alle wesentlichen geforderten Punkte […] berücksichtigt“.

Die Bedeutung von Microsoft Teams

Die Einführung von Microsoft Teams bietet zahlreiche Vorteile. Zum einen ermöglicht es eine effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern durch Funktionen wie Chat, Videokonferenzen und gemeinsames Arbeiten an Dokumenten in Echtzeit. Diese verbesserte Teamarbeit wird durch die Integration von Tools wie Kalendern, Aufgabenlisten und Dateifreigabe weiter unterstützt. Mit dem in Einklang stehend erklärt Innenstaatssekretär Stephan Manke, dass die Implementierung von Teams zur Modernisierung des Arbeitsplatzes beiträgt und hoffentlich Innovation fördert. Insbesondere positiv bewertet er „die Integration in vorhandene Bürokommunikationsanwendungen, die Nutzerfreundlichkeit, die Sicherheitsfunktionen und die ausgestaltete Barrierefreiheit“.

Nächster Schritt: Cloud-Nutzung

Nach der Pressemitteilung ist langfristig die vollumfassende Eingliederung in die Cloud vorgesehen. Dies ermöglicht laut Baier ein „erfolgreiches Wirtschaften und Arbeiten“. Dazu sei die Teams Implementierung der erste Schritt. Im Weiteren solle auch künstliche Intelligenz eingesetzt werden. Insgesamt könnten so auch langfristig Kosten für Rechenzentren gesenkt und der Fachkräftemangel bekämpft werden.

Rollout und Ausblick

Die Bereitstellung des Programms ist für das zweite Quartal 2024 geplant, mit einer Pilotphase über zwei Wochen und anschließendem Rollout für ca. 13.500 Arbeitsplätze. Die Vereinbarung mit Microsoft soll als Vorbild für andere öffentliche Verwaltungen dienen und die Modernisierung der IT vorantreiben. Hierfür habe Microsoft erklärt, dass es die getroffene Vereinbarung auch bei allen anderen Kunden der öffentlichen Verwaltung in Deutschland beachten würde.

Fazit

Somit positioniert sich Niedersachsen durch die Verwendung von Microsoft Teams in der Verwaltung als Vorreiter. Die Vereinbarung markiert einen bedeutenden Schritt für die Modernisierung der Landesverwaltung in Niedersachsen. Nun bleibt zu hoffen, dass andere Länder nachziehen, um insgesamt die deutsche Verwaltung endlich moderner zu gestalten.

Möchten auch Sie Microsoft Teams in Ihrem Unternehmen nutzen? Wir unterstützen Sie bei der datenschutzkonformen Implementierung von Systemen: Fordern Sie noch heute Ihr Angebot bei uns an unter Datenschutzberatung – KINAST.