Schlagwort: Einwilligung im Beschäftigtenverhältnis

Fotodokumentation betrieblicher Veranstaltungen

6. Februar 2019

Sofern im Rahmen einer unternehmensinternen Veranstaltung Fotografien von Mitarbeitern und/oder Gästen angefertigt werden, liegt darin grundsätzlich ein Eingriff in das Recht am eigenen Bild der betroffenen Personen gemäß Art. 2 Abs. 1 GG i.V.m. Art. 1 Abs. 1 Grundgesetz (GG). Da es allein dem Betroffenen obliegt, darüber zu entscheiden, wer unter welchen Umständen Fotos von ihm anfertigen und veröffentlichen darf, ist eine Rechtfertigung erforderlich.

Bei den Fotografien handelt es sich um personenbezogene Daten i.S.d. Art. 4 Nr. 1 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Deren Verarbeitung ist auf Grund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO dann rechtmäßig, wenn die Veröffentlichung zur Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist und die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, nicht überwiegen. Es ist eine umfassende Interessenabwägung durchzuführen. Wirtschaftliche Interessen des Unternehmens können zum Beispiel die Dokumentation einer betrieblichen Veranstaltung zu Werbezwecken, die interne Stärkung des Betriebsklimas oder der Betriebstreue und ggf. auch die Kundenbindung im Rahmen weiterer Marketingmaßnahmen sein.

Daneben kommt außerdem die Einwilligung gemäß Art. 4 Nr. 11, Art. 7 DSGVO als rechtssichere Rechtfertigungsgrundlage in Betracht. Sofern es sich bei den fotografierten Personen u.a. um Mitarbeiter handelt, wovon bei einem betrieblichen Ereignis auszugehen ist, sind hierbei die strengen Anforderungen des § 26 Abs. 2 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zu beachten.
Während die Einwilligung im Sinne der DSGVO formfrei erteilt werden kann, sieht § 26 Abs. 2 S. 3 BDSG grundsätzlich die Schriftform für Einwilligungen im Rahmen eines Beschäftigtenverhältnisses vor.
Darüber hinaus muss die Einwilligung bestimmt, informiert und freiwillig abgegeben werden. Für die Beurteilung der Freiwilligkeit der Einwilligung von Mitarbeitern sieht § 26 Abs. 2 S. 1 BDSG ergänzend zu den Bestimmungen der DSGVO vor, dass bei der Beurteilung die im Beschäftigungsverhältnis bestehende Abhängigkeit der beschäftigten Person sowie die Umstände, unter denen die Einwilligung erteilt wurde, zu berücksichtigen sind. Von der Freiwilligkeit kann jedoch gemäß § 26 Abs. 2 S. 2 BDSG ausgegangen werden, wenn für die beschäftigte Person ein rechtlicher oder wirtschaftlicher Vorteil erreicht wird oder Arbeitgeber und beschäftigte Person gleichgelagerte Interessen verfolgen.

Um der Informationspflicht ausreichend nachzukommen, sollte sich der Verantwortliche an den Art. 12 ff. DSGVO orientieren. Wegen der sog. Rechenschaftspflicht des Verantwortlichen sollte die Information schriftlich erfolgen. Es empfiehlt sich ein Aushang am Eingang des jeweiligen Veranstaltungsortes sowie innerhalb des Veranstaltungsgeländes. Die Aushänge müssen hierbei deutlich platziert werden, gut lesbar und inhaltlich verständlich sein. Sofern von den Mitarbeitern vorab eine schriftliche Einwilligung, etwa im Rahmen eines Onboarding-Prozesses, eingeholt wird, sollten die erforderlichen Informationen bereits im Rahmen der Einwilligung erteilt werden.
Schließlich ist die freie Widerrufbarkeit der Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 3 S. 1 DSGVO zu beachten, wobei der Widerruf seine Wirkung nur für die Zukunft entfaltet.

Fazit:
Sofern nicht ausgeschlossen werden kann, dass auch Fotos von einzelnen Mitarbeitern bzw. Gästen angefertigt und veröffentlicht werden, wobei eine Veröffentlichung im Intranet schon ausreicht, stellt die Eiwilligungserklärung den rechtssichersten Weg dar. Es sollte für diesen Fall vor Beginn einer betrieblichen Veranstaltung eine Einwilligung aller Teilnehmer schriftlich eingeholt werden.
Sofern von einem Mitarbeiter oder Gast keine Einwilligung vorliegt, dürfen von ihm/ihr keine Fotografien angefertigt und veröffentlicht werden, auf welchen der Betroffene im Fokus der Aufnahme steht und nicht lediglich als Beiwerk abgebildet wird.

Private Nutzung dienstlicher E-Mail-Postfächer

2. Oktober 2018

Erlaubt ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern, dass dienstliche E-Mail-Postfach auch zu privater Kommunikation zu nutzen, ist er in diesem Fall nach Ansicht der Datenschutzaufsichtsbehörden Telekommunikationsanbieter und unterliegt dem Fernmeldegeheimnis. Ein Zugriff auf die Postfächer und eine Archivierung der E-Mails ist dann ohne Weiteres nicht möglich. Grundsätzlich muss hierzu eine Einwilligung des entsprechenden Mitarbeiters vorliegen. Eine solche muss aber zum einen freiwillig, das bedeutet ohne Zwang, abgegeben werden und sie ist zum anderen jederzeit frei widerruflich.

Der eingeschränkte Zugriff auf diese Postfächer kollidiert mit der Pflicht der Unternehmen, Handelsbriefe und steuerrechtlich relevante Unterlagen für einen gewissen Zeitraum zu speichern. Auch E-Mails können Handelsbriefe darstellen oder steuerrechtlich relevante Informationen enthalten. Die Pflicht zur Speicherung der relevanten E-Mails wird in der Praxis durch umfassende Archivierung der dienstlichen E-Mail-Postfächer erfüllt. Aus diesem Grund ist es ratsam, die private Nutzung des E-Mail-Postfachs zu verbieten.

Die Einhaltung dieses Verbots sollte in regelmäßigen Abständen stichprobenartig überprüft werden. Denn wird das E-Mail-Postfach entgegen des Verbotes dennoch von den Mitarbeitern privat genutzt, kann dies zu einer betrieblichen Übung und damit zu einer Duldung durch den Arbeitgeber führen, wodurch eine private Nutzung mit den oben beschriebenen Konsequenzen dann doch erlaubt ist.

Verschiedene Landesarbeitsgerichte vertreten demgegenüber die Meinung (vgl. LAG Berlin-Brandenburg, Urteil vom 14.01.2016 – 5 Sa 657/15), dass der Arbeitgeber kein Telekommunikationsanbieter ist und dem Fernmeldegeheimnis damit nicht unterliegt. Nach dieser Rechtsansicht gelten die allgemeinen datenschutzrechtlichen Regelungen und eine Kontrolle der E-Mail-Postfächer kann auf § 26 BDSG gestützt werden. Zu beachten ist dabei allerdings, dass dann auch dessen Voraussetzungen vorliegen müssen, eine Kontrolle also nicht in jedem Fall zulässig sein wird.

Beschäftigtendatenschutz: Rechtfertigung des Datenumgangs durch Einwilligungserklärungen

27. Oktober 2015

Lange Zeit wurde nahezu einhellig vertreten, dass Einwilligungserklärungen im Arbeitsverhältnis den Umgang mit Beschäftigtendaten nicht oder nur in speziellen Fällen legitimieren können. Hintergrund dieser Auslegung ist/war, dass § 4a Abs. 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) als Wirksamkeitsvoraussetzung einer Einwilligungserklärung vorgibt, dass diese auf der freien Entscheidung des Betroffenen beruht. Ob ein Beschäftigter im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit in der Tat frei entscheiden kann, wird/wurde wegen seines Abhängigkeitsverhältnisses oftmals zu Recht bezweifelt bzw. sogar auch grundsätzlich abgelehnt.

Insoweit stellt die Wertung des Bundesarbeitsgerichts (BAG), dass in einer Entscheidung zur Veröffentlichung von Videoaufnahmen eines Beschäftigten feststellte, dass auch im Arbeitsverhältnis eine freie Entscheidung der Beschäftigten im Hinblick auf die Ausübung des Rechts auf informationelle Selbstbestimmung möglich ist, eine Kehrtwendung dar. Der freien Entscheidung eines Beschäftigten stehen – so das Gericht – weder das einem Beschäftigtenverhältnis immanente Abhängigkeitsverhältnis noch ein bestehendes Weisungsrecht des Arbeitgebers entgegen.

Eine Einwilligungserklärung kommt somit als Legitimationsgrundlage im Beschäftigtenverhältnis grundsätzlich in Betracht. Erforderlich ist dafür jedoch (selbstverständlich), dass die übrigen Anforderungen aus dem BDSG einhalten werden. So muss der Beschäftigte genau wissen, welchen Umgang mit seinen personenbezogenen Daten er bestätigt. Die Einwilligung ist dementsprechend transparent und konkret zu gestalten. Ihm sollte darüber hinaus dargelegt werden, dass die Einwilligungserklärung stets mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden kann und die Nichtabgabe der Einwilligungserklärung sowie ein Widerruf keine negativen Auswirkungen auf das Beschäftigtenverhältnis haben. Auch gilt der Grundsatz der Schriftform, wenn nicht besondere Umstände ein Abweichen von der Schriftform rechtfertigen.

Bevor vorschnell der Weg über eine Einwilligungserklärung gewählt wird, sollte unternehmensseitig stets geprüft werden, ob nicht bereits eine (vorrangige) gesetzliche Rechtfertigung für den geplanten Umgang mit Beschäftigtendaten vorliegt. Dann wäre ein Rückgriff auf die Einholung von Einwilligungserklärungen nicht ratsam und in Einzelfällen sogar schädlich. Zudem sollte geprüft werden, ob es sich um einen mitbestimmungspflichtigen Sachverhalt handelt und eine Betriebsvereinbarung die Einholung von individuellen Einwilligungserklärungen ggf. ersetzen kann.