Neue Stellungnahme des Hessischen Datenschutzbeauftragten über Microsoft Office

8. August 2019

Anfang Juli 2019 hatte die hessische Datenschutzbehörde Schulen die Nutzung von Microsoft Office 365 untersagt. In seiner Stellungnahme erklärte der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, dass es unzulässig sei, das Programm an hessischen Schulen einzusetzen, sofern dort personenbezogene Daten in der europäischen Cloud gespeichert werden.

Am 2. August 2019 folgte eine zweite Stellungnahme zum Einsatz von Microsoft Office 365 in hessischen Schulen. Der Landesdatenschutzbeauftragte erklärte darin: „Seither fanden intensive Gespräche mit Microsoft über die Datenschutzkonformität der schulischen Anwendung von Office 365 statt, die zu einer datenschutzrechtlich veränderten Einschätzung führten und die einen erheblichen Anteil der Bedenken entkräfteten.“ Im Rahmen dieser Einschätzung erweist sich diese Überprüfung als außerordentlich komplex und aufwendig, da eine Vielzahl rechtlicher und technischer Fragen zu klären war.

In seiner zweiten offiziellen Stellungnahme hat der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit sich nach intensiven Gesprächen mit Microsoft dazu entschlossen, den Einsatz von Office 365 in hessischen Schulen unter bestimmten Voraussetzungen und dem Vorbehalt weiterer Prüfungen zum gegenwärtigen Zeitpunkt zu dulden. Die Einschätzung betrifft die Version ab 1904 (für die Produkte Office 365 ProPlus, Office 365 Online und Office 365 Apps) und der Landesdatenschutzbeauftragte betont, dass Schulen Office 365 einsetzen dürfen, wenn sie die Übermittlung jedweder Art von Diagnosedaten unterbinden.

Zu gegebener Zeit wird der Landesdatenschutzbeauftragte weitere Vorgaben hinsichtlich der Parameter machen, die als Grundlage für die Nutzung der Cloud umzusetzen sind. Dazu wird auch Microsoft Schulen Handlungsanleitungen zur Verfügung stellen.

Allerdings können sich die Schulen, die den Erwerb beabsichtigen, ebenfalls auf die Duldung berufen, aber tragen das finanzielle Risiko, falls die weitere Überprüfung zur Unzulässigkeit des Einsatzes von Office 365 in hessischen Schulen führen sollte.