Die Urlaubsverwaltung im Unternehmen datenschutzkonform gestalten
Gerade in den Sommermonaten greifen viele Unternehmen auf (digitale) Urlaubskalender zurück, um Mitarbeiterurlaube zu planen. Doch was sollte beachtet werden, damit die Urlaubsverwaltung und entsprechende Kalender datenschutzkonform verwendet werden?
Der Europäische Datenschutzbeauftragte zu der Urlaubsverwaltung
Der Europäische Datenschutzbeauftragte (EDSB) weist darauf hin, auch bzgl. der Urlaubsverwaltung innerhalb der eigenen Organe und Einrichtungen, dass die Verwaltung von Mitarbeiterurlauben häufig die Verarbeitung gesundheitsbezogener Daten erfordert. Ärztliche Bescheinigungen und andere Belege, die für die Genehmigung von Sonderurlauben benötigt werden, gehören der Kategorie sensibler Daten gem. der DSGVO an und unterliegen daher einem erhöhten Schutzniveau. Folglich sei es besonders wichtig, die Qualität und Sicherheit der Daten sowie die Betroffenenrechte und andere Pflichten unter der DSGVO zu gewährleisten.
Die Anforderungen der DSGVO an Urlaubskalender
Für die rechtskonforme Verarbeitung personenbezogener Daten wird zunächst eine der Rechtsgrundlagen aus Art. 6 DSGVO benötigt. Das Anlegen eines Urlaubskalenders ermöglicht es dem Arbeitgeber, seiner Pflicht zur Erfüllung von Urlaubsansprüchen gegenüber seinen Arbeitnehmern gemäß § 1 BUrlG nachzukommen. Damit ist die Verarbeitung erforderlich für die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und somit nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO rechtmäßig. Zudem darf die Verarbeitung nur zweckgebunden stattfinden. Die betriebliche Urlaubsplanung stellt hier einen hinreichend bestimmten Zweck dar. Darüber hinaus fordert der Grundsatz der Datenminimierung, dass nur Daten verarbeitet werden, die für die Urlaubsplanung absolut erforderlich sind. Dem Prinzip der Vertraulichkeit zu Folge, muss ebenfalls eine angemessene Sicherheit der Daten durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet werden. Hier empfiehlt der EDSB, ärztliche Bescheinigungen und andere medizinische Daten, wenn möglich, vom ärztlichen Dienst oder Betriebsarzt bearbeiten zu lassen und nicht von der Personalabteilung. Personalmitarbeiter, die Urlaubsantragsverfahren bearbeiten, sollten zudem diesbezüglich zur Vertraulichkeit verpflichtet werden. Zudem müssen Mitarbeiter ausreichend über die Verarbeitung und Ihre Betroffenenrechte informiert werden. Daten sollten nicht länger als erforderlich gespeichert werden.
Urlaubskalender, zugänglich für alle?
Problematisch wird es, wenn die Urlaubskalender für alle Mitarbeiter einsehbar sind. Die Urlaubsverwaltung erfordert normalerweise nicht, dass Mitarbeiter die Urlaubstage ihrer Kollegen einsehen können. Ein solcher Zugriff, sofern nicht zwingend erforderlich, verstößt gegen den Grundsatz der Vertraulichkeit der Daten und ist somit nicht mehr auf die ursprüngliche Rechtsgrundlage der Verarbeitung zu stützen. Denkbar wäre es, einzelne Einwilligungen der Mitarbeiter in die Veröffentlichung ihrer Urlaubstage einzuholen. Jedoch muss eine solche Einwilligung die Ansprüche an die Freiwilligkeit gemäß Art. 4 Abs. 11 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 2 S. 2 BDSG erfüllen. Demnach ist eine Einwilligung eines Mitarbeiters insbesondere dann freiwillig, wenn dadurch für ihn ein Vorteil erreicht wird oder Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichgelagerte Interessen verfolgen. Hier merkt der ESDA an, dass aufgrund des Ungleichgewichts der Macht zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber eine solche Freiwilligkeit im Arbeitsverhältnis zumeist nicht erfüllt ist. Folglich sollte, wenn möglich, davon abgesehen werden, Urlaubskalender allen Mitarbeitern zugänglich zu machen.