Meldung von Datenpannen: Aktualisierung der Leitlinien

Am 4. April 2023 hat der Europäische Datenschutzausschuss (EDSA) die überarbeiteten Richtlinien zur Meldung von Datenschutzverletzungen veröffentlicht. Die Aktualisierung betrifft Unternehmen, die zwar nicht in der EU ansässig sind, aber dennoch gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in deren Anwendungsbereich fallen. Dieser Beitrag gibt einen Überblick über die Updates des EDSA und beleuchtet die rechtlichen Aussagen.

Die ehemaligen WP29 Leitlinien

Vor dem Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hatte die damalige Artikel-29-Datenschutzgruppe (WP29) am 3. Oktober 2017 allgemeine Richtlinien zur Meldung von Datenschutzverletzungen verabschiedet, in denen die relevanten Abschnitte der DSGVO analysiert wurden. WP29 empfahl darin, dass Datenschutzverletzungen der Aufsichtsbehörde im Mitgliedstaat gemeldet werden sollten, in dem der Vertreter des Verantwortlichen in der EU niedergelassen ist. Als Nachfolger der WP29 bestätigte der EDSA diese Richtlinien am 25. Mai 2018 formell.

EDSA: Aktualisierung zu Meldepflichten

Der Europäische Datenschutzausschuss (EDSA) hat seine Leitlinien zur Meldung von Datenschutzverletzungen für nicht in der EU niedergelassene Unternehmen aktualisiert. Das Feedback für diese Aktualisierung wurde im Rahmen einer öffentlichen Konsultation bis zum 29. November 2022 eingeholt. Der EDSA hat klargestellt, dass die bloße Anwesenheit eines Vertreters in der EU nicht das “One-Stop-Shop”-Prinzip auslöst, sondern nicht in der EU niedergelassene Unternehmen sich bei Datenschutzverletzungen, die Personen in mehreren Mitgliedsstaaten betreffen, an alle zuständigen Aufsichtsbehörden der jeweiligen Mitgliedsstaaten wenden müssen. Nach der öffentlichen Konsultation wurde dieser Abschnitt nun angenommen. Es sollten jedoch auch einige Klarstellungen des EDSA berücksichtigt werden, die zwar nicht direkt mit dieser Aktualisierung zusammenhängen, aber dennoch relevant sind.

Meldung an Aufsichtsbehörde

Nach Artikel 33 Absatz 1 DSGVO ist der Verantwortliche verpflichtet, im Falle einer Datenschutzverletzung unverzüglich und möglichst innerhalb von 72 Stunden nach Kenntnis der Verletzung diese der zuständigen Aufsichtsbehörde gemäß Artikel 55 DSGVO zu melden, es sei denn, dass die Verletzung voraussichtlich kein Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen darstellt.

Meldepflicht beim Verantwortlichen

Der Verantwortliche ist für die Meldepflicht bei Datenschutzverletzungen verantwortlich. Bei gemeinsam Verantwortlichen sollten die vertraglichen Vereinbarungen gemäß Artikel 26 der DSGVO klarstellen, welcher Verantwortliche die führende Rolle bei der Meldung von Datenschutzverletzungen übernimmt. Auftragsverarbeiter müssen Datenschutzverletzungen unverzüglich dem Verantwortlichen melden, jedoch nicht direkt bei der Aufsichtsbehörde.

Risikobewertung

Bei einer Datenschutzverletzung ist eine Risikobewertung wichtig. Gemäß EDSA-Leitlinien sollten dabei verschiedene Faktoren berücksichtigt werden, wie die Art der Verletzung, die Art und Sensibilität der betroffenen Daten, Identifizierbarkeit der betroffenen Personen, Schwere der Folgen, besondere Eigenschaften von betroffenen Personen und dem Verantwortlichen, sowie die Anzahl der betroffenen Personen und allgemeine Aspekte wie Empfehlungen von ENISA. In den Leitlinien 9/2022 werden auch Beispiele für Risikobewertungen genannt, z.B. könnte eine Verletzung als Risiko betrachtet werden, wenn sensible personenbezogene Daten betroffen sind, während eine Verletzung als kein Risiko betrachtet werden könnte, wenn die Daten verschlüsselt waren und Datensicherungen existieren.

Meldung an Aufsichtsbehörde

Gemäß Artikel 33 Absatz 1 DSGVO ist der Verantwortliche verpflichtet, im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten die Meldung unverzüglich und möglichst innerhalb von 72 Stunden nach Kenntnis der Verletzung an die gemäß Artikel 55 zuständige Aufsichtsbehörde zu erstatten. Es sei denn, es ist wahrscheinlich, dass die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten keine Risiken für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen mit sich bringt.

Wann wird eine Datenpanne “bekannt”?

Gemäß Leitlinie 9/2022 gilt eine Datenschutzverletzung einem Verantwortlichen als “bekannt”, wenn er ausreichend sicher ist, dass ein Sicherheitsvorfall eingetreten ist, der zu einer Beeinträchtigung des Schutzes personenbezogener Daten geführt hat. Es ist nicht erforderlich, dass die Datenschutzverletzung tatsächlich stattgefunden hat. Zum Beispiel wird einem Verantwortlichen der Verlust eines unverschlüsselten USB-Sticks, auf dem personenbezogene Daten gespeichert sind, bekannt, wenn er den Verlust bemerkt. Wenn ein Dritter dem Verantwortlichen mitteilt, dass er versehentlich personenbezogene Daten erhalten hat und Belege für die unbefugte Offenlegung vorliegen, ist der Vorfall zweifelsfrei bekannt.

Empfehlung: Interne Richtlinien

Es wird empfohlen, dass nicht in der EU ansässige Unternehmen, die unter den Anwendungsbereich der DSGVO fallen, interne Richtlinien und Prozesse zur Meldung von Datenschutzverletzungen gemäß den Vorgaben des EDSA beachten. Die Meldung von Datenschutzverletzungen an mehrere Behörden kann zeitaufwändig sein. Interne Richtlinien und Prozesse zur Handhabung von Datenschutzvorfällen sind daher ratsam, um den Melde- und Benachrichtigungspflichten rechtzeitig nachzukommen. Effektive und regelmäßig überprüfte Prozesse zur Bewältigung von Datenschutzvorfällen sind entscheidend für eine schnelle Meldung von Datenschutzverletzungen und die Einhaltung von Fristen.