BFH zur Verweigerung der DSGVO-Auskunft

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat sich mit Urteil (IX R 25/22) vom 14.01.2025 zur Verweigerung der Erteilung einer DSGVO-Auskunft nach Art. 15 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) geäußert. Demnach kann eine verantwortliche Stelle einen Antrag nicht allein mit dem Verweis auf einen angeblich unverhältnismäßigen Aufwand ablehnen. Zudem sei eine sachlich unbegrenzte Anfrage nicht automatisch als exzessiv einzustufen.

Auskunftsrechts und exzessive Anfragen

Das Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO dient dazu, betroffenen Personen eine umfassende Einsicht in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu ermöglichen. Durch dieses Recht können Bürger nachvollziehen, welche Informationen Unternehmen und Behörden über sie gespeichert haben und inwiefern eine unrechtmäßige Datenverarbeitung vorliegt. Damit bildet es eine wesentliche Grundlage für weitergehende Betroffenenrechte, etwa das Recht auf Berichtigung oder Löschung. Erst kürzlich hat sich der BFH mit dem Anspruch auf Einsicht in die Steuerakte auseinandergesetzt.

Allerdings gibt es immer wieder Streit darüber, wann eine verantwortliche Stelle einer Auskunftsanfrage nachkommen muss und unter welchen Umständen sie diese ablehnen kann. Nach Art. 12 Abs. 5 S. 2 lit. b DSGVO darf der Verantwortliche bei offenkundig unbegründeten oder exzessiven Anträgen einer betroffenen Person die Auskunft verweigern. Dies wird in der Praxis häufig als Argument gegen eine umfassende Auskunftserteilung herangezogen.

Zugrundeliegender Fall

Im zugrundeliegenden Fall hatte ein Vorstand einer Aktiengesellschaft, der zugleich Beteiligter an einer Gesellschaft war, von einem Finanzamt umfassende Auskunft über seine personenbezogenen Daten verlangt. Konkret forderte er Kopien sämtlicher beim Finanzamt gespeicherter Informationen über das Unternehmen. Die Behörde kam dem Antrag nur eingeschränkt nach und stellte ihm lediglich verschiedene Übersichten, darunter Grund- und Bescheiddaten, zur Verfügung.

Der Antragsteller hielt dies für unzureichend und argumentierte, dass das Finanzamt nicht alle vorhandenen Unterlagen herausgegeben habe. Zudem forderte er später im gerichtlichen Verfahren Informationen darüber, ob automatisierte Entscheidungsfindung inklusive Profiling zum Einsatz gekommen sei und verlangte weitergehende Erläuterungen zu den Entscheidungsprozessen. Als Reaktion bot das Finanzamt eine Akteneinsicht an, verweigerte jedoch den Versand aller relevanten Akten.

Klarstellung des BFH zur Verhältnismäßigkeit von Anfragen

Nach einer erfolglosen Klage vor dem Finanzgericht und einer anschließenden Revision vor dem BFH urteilte dieser nun, zugunsten des Klägers. Ein zentrales Argument der Finanzbehörde war, dass das Zusammenstellen der erbetenen Informationen mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden sei. Der BFH wies in seinem Urteil dieses Argument zurück und stellte klar, dass ein erheblicher Arbeitsaufwand allein keine hinreichende Begründung für die Ablehnung eines Auskunftsbegehrens darstelle. Eine solche Begründung würde das Auskunftsrecht de facto aushebeln und könnte zur selektiven Informationsweitergabe führen.

Zudem entschied der BFH, dass eine zeitlich oder sachlich unbegrenzte Anfrage nicht per se als exzessiv eingestuft werden könne. Vielmehr sei eine Abwägung im Einzelfall erforderlich, in der insbesondere der Zweck der Anfrage und das berechtigte Interesse der betroffenen Person berücksichtigt werden müssten.

Bewertung und Auswirkungen auf die Praxis

Die Entscheidung des BFH reiht sich in eine Serie von Urteilen ein, die das Auskunftsrecht der betroffenen Personen weiter stärken. Insbesondere die Hürden für eine Ablehnung von Anfragen auf Grundlage des angeblichen Arbeitsaufwands wurden durch das Urteil signifikant erhöht. Verantwortliche Stellen müssen genau prüfen, ob eine Verweigerung von Informationen im Einklang mit den hohen Anforderungen der Rechtsprechung steht.

Fazit

Mit seinem Urteil präzisiert der BFH Vorgaben zur Verweigerung der DSGVO-Auskunft. Die Entscheidung betont die Bedeutung des Auskunftsrechts und schiebt Versuchen, dieses mit Verweis auf einen unverhältnismäßigen Aufwand einzuschränken, einen Riegel vor. Unternehmen und Behörden müssen sich darauf einstellen, dass pauschale Ablehnungen künftig gerichtlich wenig Bestand haben werden. Es empfiehlt sich, interne Prozesse so zu optimieren, dass Auskunftsbegehren effizient bearbeitet werden können, ohne dass es zu unnötigen Verzögerungen oder Streitigkeiten kommt. Als Externe Datenschutzbeauftragte helfen wir Ihnen hierbei gerne weiter.