Aufzeichnung von Telefongesprächen – Einwilligung erforderlich?
Wenn wir ein Unternehmen, zum Beispiel einen Dienstleister, anrufen möchten, landen wir oft in der Warteschleife, bevor wir mit der gewünschten Abteilung verbunden werden. Während dieser Wartezeit hören wir oft den Hinweis, dass das Gespräch automatisch aufgezeichnet wird, sobald es von einem Mitarbeiter des Unternehmens angenommen wird. Diese Aufzeichnungen dienen möglicherweise internen Schulungszwecken oder dem Qualitätsmanagement. Ist es überhaupt erlaubt, dem Anrufer lediglich die Information zu geben, dass sein Gespräch zu Schulungs- und Qualitätszwecken aufgezeichnet wird?
Diese Fragestellung wurde im Tätigkeitsbericht für das Jahr 2022 (S. 99 ff) von der Sächsischen Datenschutz- und Transparenzbeauftragten behandelt.
Berechtigtes Interesse nicht ausreichend
Die Datenschutz- und Transparenzbeauftragte in Sachsen betont, dass das berechtigte Interesse grundsätzlich nicht als angemessene Rechtsgrundlage für das Aufzeichnen von Telefonanrufen dienen kann. Dies liegt vor allem daran, dass mildere Methoden ersichtlich sind, um beispielsweise Qualitäts- oder Schulungszwecke zu erreichen, wodurch die Notwendigkeit dieser Datenverarbeitung entfällt. Zudem stehen auch die überwiegenden Interessen der Betroffenen dem entgegen, insbesondere ihr Interesse an der Vertraulichkeit des nicht-öffentlichen gesprochenen Wortes.
Die Einwilligung als Rechtsgrundlage zur Datenverarbeitung
Als Rechtsgrundlage für die Aufzeichnung von Telefongesprächen kommt ausschließlich die Einwilligung der Anrufer gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Betracht. Die Anforderungen für eine datenschutzrechtlich zulässige Einwilligung bemessen sich nach den Kriterien des Art. 7 DSGVO.
Damit muss die Einwilligung der betroffenen Person vor der Gesprächsaufzeichnung in informierter Weise erfolgen, sodass sie genau weiß, worin sie einwilligt. Die Einwilligung muss außerdem aktiv von der jeweiligen anrufenden Person, dem Anrufer, erteilt werden. Der Anrufer muss eine eindeutige, bestätigende Handlung vornehmen, beispielsweise ein mündliches “Ja” oder das Drücken einer speziellen Telefontaste, um der Aufzeichnung zuzustimmen. Die verantwortliche Stelle, die das Gespräch aufzeichnen möchte, muss die Einwilligung der betroffenen Person nachweisen können. Darüber hinaus ist zu beachten, dass eine einmal erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden kann.
Sonderfall: Konkludente Einwilligung
Eine konkludente „Einwilligung“ würde in diesem Fall das eingangs beschriebene Szenario darstellen: Sprich der Anrufer erhält die Information, dass das Gespräch aufgezeichnet wird – ohne Zustimmungs- oder Ablehnungsmöglichkeit. Vielmehr wird dann seitens der verantwortlichen Stelle davon ausgegangen oder sogar ggf. in der Ansage thematisiert, dass mit dem Halten bzw. Fortsetzen des Anrufs „konkludent“ in die Aufzeichnung eingewilligt wird. Hier wird dann seitens der verantwortlichen Stelle sinngemäß die Ansicht vertreten, dass der Anrufer über die Aufzeichnung informiert wird und wenn er das nicht möchte, sich anderweitig mit dem Unternehmen in Verbindung setzen kann – jedoch nicht telefonisch ohne Aufzeichnung. Bzgl. konkludenter Einwilligungen problematisiert die Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte insbesondere die Freiwilligkeit der „Einwilligung“.
Die Freiwilligkeit einer Einwilligung ist eine der Grundvoraussetzungen für ihre Zulässigkeit. Die Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte führt hierzu aus, dass von der Freiwilligkeit der konkludenten „Einwilligung“ im Anruf-Szenario nur dann ausgegangen werden könnte, wenn den Anrufern angemessene Alternativen zur telefonischen Kontaktaufnahme mit Aufzeichnung angeboten würden. Ein Verweis auf eine alternative Kontaktaufnahme beispielsweise per E-Mail kann der Freiwilligkeit jedoch entgegenstehen. Dies resultiere daraus, dass die Kontaktaufnahme per E-Mail nicht grundsätzlich als angemessene Alternative zur telefonischen Kontaktaufnahme gewertet werden könne. Eine „konkludente Einwilligung“ sollte vorliegend also nicht als Rechtsgrundlage herangezogen werden.
Opt-Out ist keine Einwilligungsmöglichkeit
Es reicht nicht aus, wenn den Anrufern lediglich mitgeteilt wird, dass Anrufe grundsätzlich aufgezeichnet werden, aber eine Aufzeichnung abgelehnt werden kann. Eine solche Vorgehensweise entspricht nicht einer rechtsgültigen Einwilligung gemäß der DSGVO. Konkret bedeutet dies, dass die bloße Information über die Aufzeichnung und das Anbieten einer Widerspruchsmöglichkeit – zum Beispiel durch das gesprochene “Nein” als Ablehnung der Aufzeichnung – nicht ausreichend ist. Die Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte betont auch nochmals, dass die Einwilligung aktiv erklärt werden muss und nicht durch einen Widerspruch in Form einer Ablehnung erfolgen kann.
Fazit
Zusammenfassend kann festgestellt werden, dass für die rechtskonforme Aufzeichnung von Telefongesprächen eine aktive Einwilligung der betroffenen Personen erforderlich ist. Konkludente Einwilligungen oder das berechtigte Interesse können hier grundsätzlich nicht als angemessene Rechtsgrundlagen betrachtet werden.
