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Überwachung am Arbeitsplatz

11. Januar 2021

Die Überwachung von Angestellten ist für manche Arbeitgeber nicht nur per Videoüberwachung eine Option (wir berichteten), sondern auch direkt am Arbeitsrechner. Aufgrund der Zunahme der Home-Office-Tätigkeit weltweit, haben sich manche Arbeitgeber, getreu dem Motto „Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser“, auch intensiver mit dem Thema auseinandergesetzt, als zuvor.

Dabei ist aber zu beachten, dass – genau wie bei einer Videoüberwachung – eine anlasslose Überwachung ohne konkrete Verdachtsmomente rechtlich nicht zulässig ist. Der Vorgesetzte darf solche Kontrollen nur einführen, wenn er einen konkreten Verdacht auf ein pflichtwidriges oder strafbares Handeln zu seinen Lasten hegt.

Eine Überwachung am Arbeitsplatz ist technisch unkompliziert über Logfiles möglich, wenn der Angestellte einen Laptop vom Arbeitgeber erhält oder die gesamte Arbeitsumgebung auf einem Terminalserver des Arbeitgebers liegt.

Daneben gibt es die Option, dass auch eine Überwachung der Arbeitsweise und -Intensität der Angestellten direkt durch das genutzte Programm möglich ist. Beispielsweise bieten die Microsoft Office-Programme die Möglichkeit an, eine Produktivitätsbewertung vorzunehmen. Damit ist es möglich Daten darüber zu sammeln, wie viele Dateien der Angestellte aufruft, mit Kollegen teilt oder als Anhang verschickt. Gesammelt werden Kennzahlen wie: Kommunikation, Besprechungen, Zusammenarbeit an Inhalten, Teamarbeit, Mobilität, Endpunktanalyse, Netzwerkverbindungen und Microsoft 365 Apps-Integrität.

Microsoft weist darauf hin, dass die Informationen nur zur Weiterentwicklung der digitalen Transformationen mit Microsoft 365 vorgesehen sind. Allerdings können besonders neugierige Arbeitgeber anhand dieser Daten eine Produktivitätsbewertung auslesen und mit anderen Mitarbeitern vergleichen.

Diese Produktivitätsbewertung ist standardmäßig deaktiviert. Arbeitgeber sollten sich auch gut überlegen, ob sie diese Option aktivieren möchten. Denn wenn Angestellte mitbekommen, dass sie untereinander verglichen werden, führt das zu einer größeren Stressbelastung und kann letztlich die Produktivität verringern.

Eine solche systematische personenbezogene Überwachung darf außerdem rechtlich nicht ohne Einwilligung des Mitarbeiters erfolgen. Eine Ausnahme stellt der oben erwähnte konkrete Verdachtsmoment dar.

Arbeitgeber sollten also entweder ganz auf eine Überwachung verzichten oder die Ergebnisse anonymisiert bzw. in übergeordneten systematisch angelegten Zahlengruppen anzeigen lassen. So sind keine Rückschlüsse auf den einzelnen Mitarbeiter möglich, aber es ist trotzdem ersichtlich, bei welchen Punkten Verbesserungsbedarf besteht.

Microsoft veröffentlicht Anhang zu Standardvertragsklauseln

24. November 2020

Im Anschluss an die Schrems II-Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofes (wir berichteten) und den neuen Empfehlungen des Europäischen Datenschutzausschusses (wir berichteten) reagierte Microsoft nun mit neuen Vertragsklauseln. Diese sollen es ermöglichen, personenbezogene Daten in Drittländer – insbesondere die USA – exportieren zu können.

Mit diesem Schritt wolle man über die aktuellen Richtlinien hinausgehen. Zusätzlich erhoffe man sich, dass dieser Schritt bei den Kunden zusätzliches Vertrauen schaffen werden.

Rechtsweg und Informationspflichten

Microsoft verpflichte sich, gegen jede nicht rechtmäßige Anordnung auf Herausgabe von personenbezogenen Daten vorzugehen und ggf. den entsprechenden Rechtsweg einzuschlagen. Darüber hinaus wolle man alle zumutbaren Anstrengungen unternehmen, um die Anfragen Dritter so umzuleiten, dass die Daten direkt vom Kunden angefordert werden müssten. Des Weiteren sollen Kunden, sofern dies im konkreten Fall rechtlich möglich sei, unverzüglich benachrichtigt werden. Sollte die Benachrichtigung untersagt sein, verpflichte man sich, alle rechtlichen Mittel einzusetzen, um das Verbot anzugreifen und den Kunden sobald wie möglich zu informieren.

Anspruch auf Schadensersatz

Personen die durch die nach der DSGVO unrechtmäßige Datenverarbeitung einen materiellen oder immateriellen Schaden erleiden, erhalten einen Anspruch auf Schadensersatz. Dabei trage der Betroffene die Beweislast. Diese Verpflichtung übertreffe die aktuellen Empfehlungen des Europäischen Datenschutzausschusses.

Ausblick

Ob weitere Unternehmen diesem Beispiel folgen werden, ist zurzeit noch nicht ersichtlich. Es bleiben auch weiterhin viele Fragen offen. Die neuen Ergänzungen lösen nicht den Kern des bisherigen Problems. Die vom Europäischen Gerichtshof als unverhältnismäßig beanstandeten Zugriffsmöglichkeiten der US-Geheimdienste auf personenbezogene Daten können auch weiterhin nicht unterbunden werden. Nach den neuen Klauseln existiert eine rechtliche Grundlage für eine Anfechtung auch nur dann, wenn das Herausgabeverlangen nach dem nationalen Recht rechtswidrig wäre. Das ist bei Geheimdienstanfragen innerhalb der Vereinigten Staaten nur sehr selten der Fall.

Zahlreiche Dienste für Videokonferenzen sind nicht rechtskonform

23. Juli 2020

Die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Maja Smoltczyk hat auf ihrer Webseite einen Hinweis zum Thema Videokonferenzen veröffentlicht. In diesem wird vor dem Einsatz der Anwendungen für Videokonferenzen von Microsoft (Teams und Skype) sowie Zoom gewarnt. Damit geht die Diskussion um die Datenschutzkonformität – jedenfalls mit Microsoft – in die nächste Runde.

Bereits im April hat die Berliner Datenschutzbeauftragte eine Guideline für Videokonferenzen veröffentlicht (wir berichteten). Auf diese hat Microsoft mit einer Stellungnahme reagiert.

Die Behörde bleibt weiterhin bei ihrer Auffassung des unzureichenden Datenschutzes in Bezug auf die Microsoft-Produkte Teams und Skype. Zusätzlich hat sie in ihrer aktuellen Stellungnahme weitere Produkte unter die Lupe genommen. Dabei sind auch weit verbreitete Dienste für Videokonferenzen wie Zoom, Google Meet, GoToMeeting und Cisco WebEx negativ aufgefallen. Gegenstand der Prüfung waren Auftragsverarbeitungsverträge. Diese weisen entweder Mängel auf oder fehlen komplett.

Darum sollte bei Abschließen eines Vertrages mit einem der Dienstleister darauf geachtet werden, dass ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit abgeschlossen wird. Dazu hat die Berliner Datenschutzbeauftragte Empfehlungen veröffentlicht, worauf bei Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags zu achten ist.

Lediglich die Anwendungen Jitsi in seiner kommerziellen Version, sichere Videokonferenz.de, TixeoFusion, BigBlueButton und Wire genügen den datenschutzrechtlichen Anforderungen. Die genannten Dienste für Videokonferenzen decken unterschiedliche persönliche Erfordernisse ab. Die Anwendungen unterscheiden sich in der Art des Zugangs – zum Beispiel browserbasiert oder programmbasiert – als auch über die Zugangsmöglichkeit über eine mobile App-Anwendung.

Streit um Videokonferenzsysteme – Microsoft mahnt Berliner Datenschutzbehörde ab

20. Mai 2020

Microsoft Deutschland hat die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit wegen der Empfehlungen für Videokonferenzen abgemahnt. Über die Veröffentlichung der Guidelines für Videokonferenzen berichteten wir bereits im April. Die Behörde warnte darin insbesondere vor unbefugtem Mithören, Aufzeichnen und Auswerten der Videoinhalte. Gegenstand der Warnung waren auch die beiden Microsoft-Produkte Skype und Teams. Wie t-online.de berichtete, hat Microsoft die Behörde mit Schreiben vom 5. Mai aufgefordert, “unrichtige Aussagen so schnell wie technisch möglich zu entfernen und zurückzunehmen”. In der Warnung sieht Microsoft eine erhebliche Rufschädigung, die zu einem kommerziellen Schaden führe.

Microsoft wirft der Datenschutzbehörde vor, dass mehrere Annahmen der Guideline faktisch oder rechtlich unzutreffend seien. Die Warnung suggeriere, dass die Produkte nicht nur datenschutzrechtlich, sondern auch strafrechtlich bedenklich seien. Das Unternehmen stört sich insbesondere daran, dass pauschal das Risiko aufgeführt wird, dass bei Videokonferenzen Dritte unbefugt mithören und aufzeichnen. Bei dieser Aussage differenzierten die Guidelines nicht und würden es damit auch auf die Microsoft-Produkte beziehen.

Am 6. Mai veröffentlichte Microsoft eine umfassende Stellungnahme zu den Guidelines. Darin beklagt das Unternehmen, vor der Veröffentlichung der Guidelines nicht angehört worden zu sein. Zudem seien die Produkte im Allgemeinen und Microsoft Teams und Skype for Business Online im Besonderen datenschutzkonform .

Die Stiftung Warentest testete kürzlich mehrere Videokonferenz-Programme. Microsoft erlangte mit Teams und Skype einen Doppelsieg. Allerdings kritisierten die Tester, dass die Datenschutzerklärung “keine ernsthafte Befassung mit der DSGVO erkennen” ließe.

Mittlerweile hat die Berline Datenschutzbehörde die Warnung von ihrer Website ohne Kommentar gelöscht. Auch andere Landesdatenschutzbehörde befassten sich mit Microsoft-Produkten. So verbat etwa die Hessische Datenschutzbehörde die Nutzung von Microsoft Office 365 in hessischen Schulen und die Baden-Württembergische Datenschutzbehörde riet zum Einsatz von Open-Source-Produkten. Die Datenschutzbehörde NRWs veröffentlichte erst kürzlich “Leitplanken für die Auswahl von Videokonferenzsystemen während der Kontaktbeschränkungen aufgrund der Corona-Pandemie“. Danach sollen Verantwortliche zunächst prüfen, ob sie mit verhältnismäßigem Aufwand einen eigenen Dienst implementieren können. Im Übrigen listet die Behörde mehrere Prüfkriterien für einen datenschutzkonformen Einsatz bestehender Online-Dienste bereit. Ähnliche Kriterien finden sich in der Checkliste des Dokuments “Best-Practice zum Homeoffice” der Bayerischen Datenschutzbehörde.

Nur wenige Nachbesserungen bei Microsoft-Anwendungen

1. August 2019

Bei Untersuchungen im Auftrag des niederländischen Justizministeriums wurden letztes Jahr massive Datenschutzverstöße bei Microsoft festgestellt. Das Ergebnis einer Nachuntersuchung zeigt, dass trotz vieler Nachbesserungen Office Online, die mobilen Apps und Windows 10 Enterprise immer noch nicht datenschutzkonform sind.

Als Nachbesserungsmaßnahmen wurden z.B. neue Datenschutzbestimmungen für die Nutzung von Enterprise-Versionen von Office und Windows 10-Software für die rund 300.000 digitalen Arbeitsplätze in den Ministerien und anderen Behörden vereinbart. Die acht vorher identifizierten Mängel bei Office 365 ProPlus wurden ebenfalls behoben.

Diese Nachbesserungen wurden aber noch nicht für Office Online und den mobilen Office-Apps umgesetzt. So kann man den Datenverkehr in Office nicht minimieren und bei den iOS App (Word, Excel und PowerPoint) werden Daten an eine US-amerikansiches Marketing-Unternehmen weitergeleitet, das sich auf Profiling spezialisiert hat. Die Nutzer werden nicht über den Zweck dieser Verarbeitung informiert und können sie auch nicht abstellen.

Microsoft verspricht mehr Kontrolle über Nutzerdaten

8. Mai 2019

Der Software-Konzern reagiert auf die Kritik am Umgang mit Benutzerdaten (wir berichteten) in seinen Produkten, die in Europa in den vergangenen Monaten lauter geworden ist.

Als Reaktion darauf möchte Microsoft über drei Zugänge seinen Kunden mehr Transparenz und Kontrolle über ihre Daten geben. Das wurde nun auf einem Blogbeitrag veröffentlicht.

Zunächst sollen die gesammelten Daten in zwei Gruppen eingeteilt werden: Notwendige (required) und optionale. Notwendige Informationen braucht Microsoft, damit Produkte wie das Betriebssystem oder Office-Software richtig funktionieren. Darunter fallen etwa Begriffe bei Suchanfragen, aber auch Geräte-IP und -typ.

Optionale Daten sollen zur Produktverbesserung genutzt werden. Die genutzten Microsoft-Produkte werden jedoch umfänglich funktionieren – unabhängig davon, ob Kunden der Sammlung von optionalen Daten zustimmen.

Das transparentere Vorgehen soll dem Nutzer die Entscheidung, welche Daten er teilen möchte, erleichtern. In verständlicher Sprache will Microsoft dann erklären, wofür es die Daten überhaupt sammelt und warum sie einer der beiden Kategorien zugeordnet wurden.

Letzlich will Microsoft auch halbjährlich Reports veröffentlichen. So soll zum einen veröffentlicht werden, wenn neue notwendige Daten gesammelt werden. Zum anderen sollen Kunden aber auch darüber informiert werden, wenn Microsoft aufhört, bestimmte Arten von notwendigen Daten zu sammeln. Der IT-Konzern will in den Reports auch darauf eingehen, wie er auf neue Datenschutzbestimmungen reagiert.

Die Maßnahmen sollen in den folgenden Monaten umgesetzt werden. Zunächst für die Produkte Windows 10 und Office 365 ProPlus, anschließend für die Plattformen Xbox und Dynamics 365.

EU-Verträge mit Microsoft werden datenschutzrechtlich untersucht

11. April 2019

Zu Beginn der Woche teilte die EU-Datenschutzbehörde EDPS mit, dass nunmehr die Verträge der EU-Dienststellen mit Microsoft dahingehend untersucht werden, ob diese mit der DSGVO in Einklang zu bringen sind.

Auch die verschiedenen Institutionen der EU nutzen Microsofts Produkte und Dienstleistungen. Infolgedessen werden große Mengen an persönlichen Daten verarbeitet. Die EU-Datenschutzbehörde möchte deshalb in einem ersten Schritt alle eingesetzten Produkte und Dienstleistungen von Microsoft erfassen, um dann in einem nächsten Schritt die einzelnen vertraglichen Regelungen an den Maßstäben der DSGVO zu messen.

Nach der DSGVO sind Dienstleister selbst für den Datenschutz verantwortlich. “Allerdings bleiben die EU-Institutionen für Datenverarbeitungen in ihrem Namen verantwortlich, wenn sie auf Dienstleister zurückgreifen”, erklärte der stellvertretende EU-Datenschutzbeauftragte Wojciech Wiewiórowski. “Sie sind darüber hinaus verpflichtet sicherzustellen, dass die vertraglichen Abmachungen den Regeln entsprechen.”

Die EU-Datenschutzbehörde nimmt Bezug auf die Untersuchung des niederländischen Justizministeriums im November 2018. Dabei sind beim Einsatz der Enterprise-Version von Microsoft Office in Behörden zahlreiche Verstöße gegen die DSGVO festgestellt worden. (wir berichteten)

Niederländische Datenschützer erheben Vorwürfe gegen Microsoft

20. November 2018

Nach einem Bericht der britischen Zeitung “The Telegraph”, erheben Datenschutzexperten der niederländischen Firma “Privacy Company” Vorwürfe gegen Microsoft, da sie auf Hinweise gestoßen seien, dass Microsoft mit Hilfe der Office-Anwendungen eine erhebliche Menge an personenbezogenen Daten abgefragt habe ohne dabei weder die Informationspflichten der DSGVO einzuhalten noch die Nutzer anderweitig über die Erhebung der Daten in Kenntnis zu setzen. Unter anderem seien Betreffzeilen aus E-Mails sowie inhaltliche Ausschnitte aus den betroffenen Mails erfasst worden. Das Ganze soll dabei automatisch abgelaufen sein, sobald der Nutzer die Rechtsschreibprüfungsfunktion benutzte. Microsoft behauptet derweil, die Datenerhebung erfolge zum Zwecke der Sicherheit und der Funktionsweise der Office-Anwendungen.

Tätig wurde die niederländische Firma im Auftrag des niederländischen Justizministeriums. Der Bericht über die Überprüfung wurde auf dem Blog der Firma veröffentlicht. Microsoft komme dem Bericht des Telegraph zufolge allerdings noch mit einer milden Strafe davon, da der us-amerikanische Konzern – so das niederländische Justizministerium – bereits im Oktober eingewilligt habe, die Office-Software datenschutzrechtlich zu überarbeiten. Die Änderungen sollen bis spätestens Mitte 2019 implementiert und abgeschlossen sein. Wie die Änderungen dann letztlich aussehen, bleibt daher vorher abzusehen.

 

US-Regierung beantragt Microsoft-Fall zu den Akten zu legen

4. April 2018

In den USA ist vor wenigen Tagen der “Cloud Act” (Clarifying Lawful Overseas Use of Data Act) durch die Unterschrift des Präsidenten Trump in Kraft getreten. Der Cloud Act regelt, dass US-Ermittler Zugriff auf Daten bekommen sollen, die auf Servern außerhalb der USA liegen. Dafür können bilaterale Abkommen geschlossen werden, die die Ermittler ermächtigen, direkt den Cloud-Anbieter zu kontaktieren.

Im Zuge dessen hat das US-Justizministerium beim US Supreme Court beantragt den dort anhängigen Fall, United States of America vs. Microsoft Corporation (New York Search Warrant Case) für erledigt zu erklären. Der Fall stammt aus dem Jahr 2013 und ist seit dem hoch umstritten.

Es geht um die Frage, ob Microsoft personenbezogene Daten, die außerhalb der USA, hier auf Servern in Irland, gespeichert sind, an US-Behörden herausgeben muss. Grundlage dafür war ein Durchsuchungsbeschluss eines Bundesbezirksgerichts in New York, der Microsoft zur Herausgabe verpflichten sollte. Dagegen klagte der Unternehmensriese. Ein Urteil war eigentlich für Juni diesen Jahres erwartet worden, jetzt könnte die Sache allerdings vor einer Entscheidung zu den Akten gelegt werden.

Der oberste Prozessvertreter der US-Regierung, Noel J. Francisco beantragte beim Supreme Court, unter Verweis auf den Cloud Act, dass die Auseinandersetzung zwischen Microsoft und den USA hinfällig ist und nicht mehr weiter verhandelt werden muss. Ein neuerlicher Durchsuchungsbeschluss, gestützt auf den Cloud Act, wurde Microsoft bereits übersandt.

Niederländische Datenschutzbehörde bewertet Windows 10 als nicht datenschutzkonform

27. Oktober 2017

Nach einem Bericht der niederländischen Datenschutzbehörde ist das Betriebssystem Windows 10 Home und Windows 10 Pro nicht datenschutzkonform. Damit kommt sie zu einem gegensätzlichen Ergebnis als das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht im September (wir berichteten).

Laut Behörde werde vor allem nicht klar genug informiert, welche Daten für welche Zwecke erfasst und ausgewertet werden, sodass die Datenverwendung für Nutzer nicht abschätzbar sei. Vor allem kann auch nicht dadurch auf eine wirksame Einwilligung geschlossen werden, dass eine Opt-Out-Funktion in den Datenschutz-Einstellungen angeboten (aber nicht genutzt wird) bzw. die Voreinstellungen nicht aktiv geändert werden.

Gesammelt und gespeichert werden URL von den besuchten Internetseiten, die Nutzung von Apps, aber auch Telemetrie-Daten wie Absturzberichte oder Nutzungsdauer von Eingabegeräten (wie Maus und Touchscreen). Wenn Opt-Out nicht gewählt worden ist, wird so personalisierte Werbung auf Windows, Edge und Apps angezeigt. Nach der Niederländischen Behörde macht Microsoft nicht deutlich genug, dass beim Surfen Daten gesammelt werden.

Laut der bayerischen Datenschutzaufsicht hingegen würde es ausreichen, dass die Datenflüsse kontrollierbar seien. Dennoch hatte auch das BayLDA festgehalten, dass durchaus noch Handlungsbedarf besteht, einer Nutzung von Windows 10 aber im Unternehmen mit Microsoft Gruppenrichtlinien und den richtigen Einstellungen nichts entgegensteht. Die europäischen Datenschutzbehörden beurteilten diese Einschätzung als verfrüht, vor allem da die Gruppenrichtlinien noch nicht vorgelegt worden sind.

Auf den Bericht der niederländischen Datenschutzbehörde hin, hat Microsoft angedeutet, dass alle rechtswidrigen Funktionen beseitigt werden sollen.

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