Schlagwort: Art. 30 DSGVO; Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten; Dokumentationspflicht

Zeitpunkt der Erstellung eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten

19. Dezember 2018

Aus Art. 30 Abs. 1 DSGVO folgt für den Verantwortlichen von Datenverarbeitungsprozessen die Pflicht zur Führung eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten. Welche Mindestangaben ein solches Verzeichnis enthalten muss, lässt sich aus Art. 30 Abs. 1 S. 2 DSGVO entnehmen. Ein eindeutiger Zeitpunkt, zu dem ein solches Verzeichnis vollständig vorliegen muss, lässt sich dem Wortlaut von Art. 30 DSGVO hingegen nicht direkt entnehmen.

Mögliche Zeitpunkte für das Erfordernis des Vorliegens einer vollständigen Dokumentation im Sinne von Art. 30 DSGVO können dabei vor dem Beginn der Verarbeitungstätigkeit oder danach liegen.

Für die Notwendigkeit der Durchführung einer (vollständigen) Dokumentation im Sinne von Art. 30 DSGVO vor Beginn der eigentlichen Verarbeitungstätigkeit lassen sich die systematische Stellung der Norm und teleologische Überlegungen anführen. Systematisch befindet sich Art. 30 DSGVO im ersten Abschnitt des vierten Kapitels der DSGVO. Innerhalb dieses Abschnitts werden die allgemeinen Pflichten des Verantwortlichen und des Auftragsverarbeiters geregelt. Über die allgemeine Pflicht zur Dokumentation mittels eines Verzeichnisses im Sinne von Art. 30 DSGVO soll der Verantwortliche sicherstellen, dass die Grundsätze einer rechtmäßigen Datenverarbeitung gewahrt sind. Demnach ist Art. 30 DSGVO von seinem Sinn und Zweck her im Zusammenhang mit Art. 5 DSGVO zu sehen, der die allgemeinen Grundsätze einer rechtmäßigen Datenverarbeitung statuiert. In Art. 5 Abs. 1 lit. a DSGVO wird der Grundsatz der Rechtmäßigkeit festgelegt. Art. 5 Abs. 1 lit. b DSGVO kodifiziert den Zweckbindungsgrundsatz und Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO den Grundsatz der Datenminimierung. Zur Wahrung der Zweckbindung und zur Beachtung des Grundsatzes der Datenminimierung ist es erforderlich, dass der Verantwortliche schon vor Beginn der Verarbeitungstätigkeit diese Grundsätze mit in seine Planungen einbezieht und die Einhaltung sicherstellt. Aufgrund der zu nennenden Angaben kann das Erstellen eines vollständigen Verzeichnisses im Sinne von Art. 30 DSGVO den Verantwortlichen dabei unterstützen, schon im Vorfeld einer geplanten Verarbeitungstätigkeit sicherzustellen, dass diese rechtmäßig ist. Würde dem Verantwortlichen hingegen erst bei einer Dokumentation unmittelbar nach Inbetriebnahme einer neuen Verarbeitung bewusst, dass beispielsweise die verarbeiteten Daten zur Zweckerreichung nicht erforderlich sind, so wären die bis zu diesem Zeitpunkt durchgeführten Verarbeitungen regelmäßig als nicht rechtmäßig anzusehen.

Grundsätzlich bleibt jedoch anzumerken, dass die Wahrung der Rechtmäßigkeit einer Verarbeitungstätigkeit auch durch andere Vorfeldmaßnahmen als die Dokumentation mittels eines Verzeichnisses nach Art. 30 DSGVO gewahrt werden kann (bspw. durch die Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung oder auch durch lediglich allgemeine Erwägungen zur Zweckgebundenheit und Datenminimierung), sodass sich letztlich aus systematischen und teleologischen Erwägungen heraus keine unmittelbare Pflicht zur Durchführung einer Dokumentation im Sinne von Art. 30 DSGVO bereits vor Beginn der Verarbeitungstätigkeit ableiten lässt.

Für die Notwendigkeit zur Durchführung einer (vollständigen) Dokumentation gem. Art. 30 DSGVO erst nach Beginn der Verarbeitungstätigkeit könnte der Sinn und Zweck der Norm herangezogen werden. Zum einen soll dem Verantwortlichen durch ein Verzeichnis nach Art. 30 DSGVO die Struktur und der Umfang der Datenverarbeitung vor Augen geführt und so die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung sichergestellt werden. Zum anderen liegt der Zweck der Verzeichnisse nach Art. 30 DSGVO aber auch darin, dass die zuständigen Aufsichtsbehörden mit Hilfe dieser Verzeichnisse erste Anhaltspunkte für die Überprüfung der Rechtmäßigkeit der jeweiligen Datenverarbeitung erhalten. Demnach kann der Verantwortliche mit Hilfe der vollständigen Verzeichnisse gegenüber der zuständigen Aufsichtsbehörde seine sich aus Art. 5 Abs. 2 DSGVO ergebende Rechenschaftspflicht erfüllen und die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung nachweisen und dokumentieren. Dokumentationen oder Kontrollen durch Aufsichtsbehörden von Verarbeitungen oder Verfahren erfolgen jedoch üblicherweise erst, nachdem diese Verfahren oder Verarbeitungen in Betrieb genommen wurden. Demnach wäre es notwendig, aber wohl auch ausreichend, dass man die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung durch die vollständige Dokumentation mittels eines Verzeichnisses im Sinne von Art. 30 DSGVO unmittelbar nach Inbetriebnahme der Verarbeitungstätigkeit nachweisen kann.

Zusammenfassend lässt sich somit festhalten, dass sich unmittelbar aus Art. 30 DSGVO selbst keine explizite Aussage zum Zeitpunkt der Durchführung der Dokumentation mittels eines entsprechenden Verzeichnisses entnehmen lässt. Aus dem Sinn und Zweck der Norm und im Zusammenhang mit der sich aus Art. 5 Abs. 2 DSGVO ergebenden Rechenschaftspflicht ergibt sich jedoch, dass ein Verzeichnis nach Art. 30 DSGVO jedenfalls unmittelbar nach Beginn der Verarbeitungstätigkeit vorliegen muss. Da jedoch schon vor Beginn einer neuen Verarbeitungstätigkeit durch den Verantwortlichen Überlegungen zur Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vorzunehmen sind, empfiehlt es sich, insbesondere auch zur Wahrung eines ganzheitlichen Datenschutzkonzepts, schon vor Beginn einer neuen Verarbeitungstätigkeit eine Dokumentation mittels eines Verzeichnisses nach Art. 30 DSGVO durchzuführen. Weil sich die inhaltlichen Anforderungen an ein Verzeichnis nach Art. 30 DSGVO in weiten Teilen mit den im Vorfeld durchzuführenden Rechtmäßigkeitserwägungen überschneiden, ist dies insbesondere auch aus prozessökonomischen Erwägungen sinnvoll. Weiterhin lässt sich durch ein im Vorfeld der Verarbeitungstätigkeit erstelltes Verzeichnis nach Art. 30 DSGVO auch sicherstellen, dass ein bußgeldbewährter Verstoß gegen die Dokumentationspflicht vermieden wird. Eine Verletzung der sich aus Art. 30 DSGVO ergebenden Pflichten kann dabei nach Art. 83 Abs. 4 lit. a DSGVO mit einem Bußgeld von bis zu 10 Millionen Euro oder bei Unternehmen mit bis zu 2 % des Jahresumsatzes sanktioniert werden.