Schlagwort: Mitarbeiterdatenschutz

Kein Anspruch auf Auskunft über Backup-Daten bei unverhältnismäßigem Aufwand

24. April 2020

Eine für Arbeitgeber interessante Entscheidung hat das Landgericht Heidelberg getroffen (Urteil vom 06.02.2020 – Az. 4 O 6/19). Der Kläger begehrte als betroffene Person gegenüber seinem ehemaligen Arbeitgeber, dem Verantwortlichen, Auskunft über alle ihn betreffenden personenbezogenen Daten. Hilfsweise begehrte er die Auskunft über die E-Mail-Korrespondenz in einem Zeitraum von rund 1,3 Jahren. Die betroffene Person war in diesem neun bis zehn Jahre zurückliegenden Zeitraum Vorstandsmitglied des Verantwortlichen. Der Verantwortliche hatte mittlerweile Insolvenz gemeldet und sämtliche Daten zu Backup-Zwecken an einen Dritten übergeben. Das Gericht lehnte den Auskunftsanspruch einer betroffenen Person ab. Die Wiederherstellung und Aufbereitung der Daten stellten in dem konkreten Fall einen unverhältnismäßigen Aufwand dar.

Präzisierung des Anspruchs auf Auskunft bei umfangreicher Verarbeitung

In seinen Urteilsgründen stellt das Gericht zunächst klar, dass die betroffene Person gegen den Verantwortlichen aus Art. 15 DSGVO grundsätzlich einen umfassenden Auskunftsanspruch über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten hat. Allerdings gewährt Erwägungsgrund 63 S. 7 DSGVO Verantwortlichen eine Erleichterung, die eine große Menge von Informationen über die betroffene Person verarbeiten. In einem solchen Fall kann der Verantwortliche von der betroffenen Person verlangen, dass sie ihr Auskunftsersuchen auf bestimmte Informationen oder bestimmte Verarbeitungstätigkeiten präzisiert.

Den umfassenden Hauptantrag der betroffenen Person wies das Gericht ab, weil sich der Anspruch auf alle personenbezogenen Daten bezog. Zu dem Hilfsantrag, in dem die betroffene Person ihr Auskunftsbegehren auf die E-Mail-Korrespondent in einem bestimmten Zeitraum konkretisierte, führte das Gericht weiter aus:

Zweifel an Erstreckung des Anspruchs auf Backup-Daten

Es könne bereits bezweifelt werden, dass der Verantwortliche die im Backup bei einem Dritten gespeicherten Daten überhaupt noch verarbeitet. Denn der Auskunftsanspruch beziehe sich regelmäßig nicht auf Daten, die an einen Dritten übergeben worden seien. Das könne auch dann gelten, wenn der Verantwortliche ein Zugriffsrecht hat.

Unverhältnismäßiger Aufwand gemessen am Informationsinteresse

Im Ergebnis stellt das Gericht aber darauf ab, dass die Erteilung der Auskunft für den Verantwortlichen einen unverhältnismäßig großen Aufwand darstellt. Das Gericht hat keine Zweifel daran, dass allein die Wiederherstellung der Daten Kosten von bis zu 4.000 € verursachen würde. Zudem können davon ausgegangen werden, dass die betroffene E-Mail-Korrespondenz mehrere tausend E-Mails umfasse. Denn die betroffene Person war über ein bis eineinhalb Jahre Vorstandsmitglied den Verantwortlichen. All diese Mails müssten zur Sicherung berechtigter Interessen Dritter gesichtet und geschwärzt werden, bevor sie an die betroffene Person herausgegeben werden könnten. Diese Aufbereitung würde bei dem Verantwortlichen unverhältnismäßige Ressourcen binden. Das Informationsinteresse der betroffenen Person sei demgegenüber zu gering. Das Gericht betonte, dass die begehrten Informationen neun bis zehn Jahren alt waren, der Anspruch erst spät geltend gemacht wurde, die betroffene Person seit neun Jahren nicht mehr für das verantwortliche Unternehmen arbeitete und es mittlerweile insolvent sei.

Bewertung

Das Gericht bezieht sich in seiner Entscheidung auf altes Recht: § 34 Abs. 7 i.V.m. § 33 Abs. 2 Nr. 1 BDSG alt kannten eine Ausnahme den Auskunftsanspruchs, wenn die Daten ausschließlich der Datensicherung dienten und eine Benachrichtigung einen unverhältnismäßigen Aufwand erfordert hätte. Der Wegfall der Spezialnorm bedeute nicht, dass nun alle Backup-Daten dem Auskunftsanspruch unterfielen.

Eine entsprechende Ausnahme findet sich in § 34 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG auch im aktuellen Recht. Die Entscheidung des Landgerichts Heidelberg kann dennoch nicht pauschal Auskunftsbegehren entgegengehalten werden, da sie einen Sonderfall betrifft. Sie steht insbesondere nicht einem Auskunftsbegehren entgegen, das sich auf im System des Verantwortlichen vorgehaltene Daten bezieht. Die Entscheidung zeigt aber Möglichkeiten auf, wie einem Auskunftsbegehren begegnet werden kann, wenn es eine aufwändige Wiederherstellung und Aufarbeitung der Daten nach sich ziehen würde.

Wenn der Verantwortliche eine große Menge personenbezogener Daten von der betroffenen Person verarbeitet und sich das Auskunftsbegehren auf alle Daten bezieht, sollte die betroffene Person zunächst darauf verwiesen werden, ihren Antrag auf bestimmte Datenkategorien, Zeiträume oder Verarbeitungstätigkeiten zu präzisieren.

Bußgeldverfahren gegen H&M: Verdacht der Ausforschung von Mitarbeitern

27. Januar 2020

Der Modehändler H&M steht wegen massiven Datenschutzverstößen in der Kritik. Die FAZ berichtete am Samstag, dass H&M im großen Stil private Daten seiner Mitarbeiter gesammelt und gespeichert hat. Die FAZ zitiert den Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit mit den Worten, dass die Daten „detaillierte und systematische Aufzeichnungen von Vorgesetzten über ihre Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer“ enthalten. Dabei geht es auch um Krankheiten und Familienstreitigkeiten.

Die Datenschutzbehörde in Hamburg (dort hat die Deutschlandzentrale von H&M ihren Sitz) ein Bußgeldverfahren eingeleitet, so die FAZ, nachdem sich der Verdacht der Spionage erhärtete. Der Datenschutzbeauftragte Johannes Caspar teilte mit, dass „das qualitative und quantitative Ausmaß der für die gesamte Leitungsebene des Unternehmens zugänglichen Mitarbeiterdaten eine umfassende Ausforschung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zeigt, die in den letzten Jahren ohne vergleichbares Beispiel ist“.

Der Umfang der Datenspeicherung war zufällig aufgeflogen, als Mitarbeiter des Kundencenters beim Durchstöbern interner Dateien im IT-System auf offen zugängliche Ordner mit brisantem Material stießen.

H&M äußerte sich zum Vorfall und teilte mit, dass der Vorfall ernst genommen werde und er aufrichtig bedauert wird. Der Vorfall befände sich in juristischer Prüfung.

Was für ein Bußgeld die Hamburger Datenschützer ins Auge fassen, bleibt abzuwarten.

Der Einsatz von Bodycams

29. Januar 2018

Seit Mai 2017 ist gesetzlich geregelt, dass die Bundespolizei kleine, am Körper getragene Kameras zum präventiven Schutz vor gewalttätigen Übergriffen einsetzen kann.

Hessen gilt als Vorreiter für den Einsatz von Bodycams. Dort werden die Bodycams vor allem in den sozialen Brennpunktgebieten eingesetzt. Die Gefilmten werden dabei ausdrücklich darauf hingewiesen, dass das Geschehen mitaufgezeichnet wird.

Kritisch beurteilt wird der Mitarbeiterdatenschutz hinsichtlich des Einsatzes der Bodycams.
Insbesondere betrifft es die Frage über die Zugriffsmöglichkeiten von Beurteilern und Disziplinarvorgesetzten auf die mitgeschnittenen Filme und die Frage der Anonymisierung bei Herausgabe an Dritte.

Die nordrhein-westfälische Polizei hat das Pilotprojekt aufgrund von Impraktikabilität und datenschutzrechtlichen Bedenken abgebrochen. Es müsse schon vorher geklärt werden, dass die Aufzeichnungen nicht zur Kontrolle der Polizeibeamten verwendet werden.

Es bleibt abzuwarten, wie die datenschutzrechtlichen Bedenken aufgelöst werden und dementsprechend der Einsatz von Bodycams verstärkt werden kann.

 

Neues Datenschutzrecht vs. Compliance?

3. Januar 2018

Spätestens seit der jüngsten Finanzkrise, die neben (betriebs-) wirtschaftlichen Fehleinschätzungen vor allem durch individuelles sowie kollektives Fehlverhalten (u.a. Manipulation von Referenzzinssätzen, Verstoß gegen Embargos) geprägt war, hat die innerbetriebliche Compliance-Funktion zunächst innerhalb der Finanzindustrie in nie dagewesenem Maße an Bedeutung hinzugewonnen. Auch in der Industrie hat man spätestens im Zuge der aktuellen Verfehlungen in der Automobilbranche erkannt, dass eine effektive Compliance-Funktion geradezu essentiell für den Fortbestand eines ganzen Konzerns sein kann.
Das den obigen Beispielen jeweils zugrundeliegende Fehlverhalten führte jedes Mal zu exorbitant hohen Strafzahlungen und nicht quantifizierbaren Reputationsschäden für die betroffenen Unternehmen. Vor diesem Hintergrund scheint es nicht verwunderlich, dass Unternehmen unterschiedlichster Größe und verschiedenster Branchen ihre Compliance-Abteilungen seitdem massiv auf- und ausbauen. Dabei geht es einer effektiven Compliance-Funktion vor allem darum, durch regelmäßige sowie anlassbezogene Kontrollen das Unternehmen vor Vermögensschäden durch rechtswidriges Verhalten seiner Mitarbeiter bzw. Kunden zu schützen. Dabei ist die Compliance-Abteilung naturgemäß daran interessiert, über möglichst weitreichende Zugangs-, Einsichts- und Auskunftsrechte zu verfügen.

Doch wie verträgt sich dieser grundsätzlich zu begrüßende Trend hin zu „mehr Compliance“ mit der ab 25. Mai 2018 geltenden EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem neuen Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu)?

Fest steht, dass Verstöße gegen die Vorschriften der DSGVO mit Bußgeldern von bis zu vier Prozent des Vorjahresumsatzes eines Unternehmens geahndet werden können (Art. 83 Abs. 5 DSGVO). In Bezug auf den VW-Konzern mit einem Jahresumsatz in Höhe von rund 217 Mrd. Euro in 2016 würde dies ein Bußgeld von maximal rund 8,7 Mrd. Euro bedeuten. Hinzu kommen, wie auch im Falle gravierender Compliance-Verstöße, nicht quantifizierbare Reputationsschäden.
Klar ist auch, dass weder die Befolgung der jeweiligen einschlägigen Compliance-Verpflichtungen einen umfassenden Datenschutz verhindern, noch die Einhaltung der neuen Datenschutz-Normen eine effektive innerbetriebliche Compliance-Funktion unterbinden soll. Vielmehr sind diese beiden Interessen in einen angemessenen Ausgleich miteinander zu bringen. Allerdings wird sich nur in wenigen Fällen aus einer zugrundzulegenden Compliance-Vorschrift ergeben, welche Daten im Rahmen der Ausübung der Kontrollfunktion erhoben werden dürfen. Ungeachtet dessen, muss die weitere Verarbeitung grundsätzlich den Vorgaben aus der DSGVO sowie dem BDSG-neu entsprechen. Die Herausforderung für Unternehmen wird künftig also mehr denn je darin bestehen, weder gegen Compliance- noch gegen Datenschutzauflagen zu verstoßen.

Dementsprechend sollten sich Unternehmen bereits mit den drei folgenden Aspekten eingehend beschäftigt haben:

Überprüfung existierender Compliance-Maßnahmen
Der Überprüfung bereits implementierter Compliance-Maßnahmen kommt eine große Bedeutung zu, denn eine Art Bestandsschutz für bereits implementierte Kontrollpläne existiert in diesem Sinne nicht. Die Maßnahmen müssen künftig DSGVO- und BDSG-konform ausgestaltet sein. Daher ist zwingend zu prüfen, ob eine Anpassung an die neuen Regelungen erforderlich ist. Das Ergebnis der Prüfung sowie die ggf. vorgenommenen Anpassungen sind revisionssicher zu dokumentieren.

Abläufe bei künftigen Compliance-Maßnahmen (insb. Einbeziehung des Beauftragten für den Datenschutz)
Neben der Überprüfung und etwaigen Anpassung der bereits existierenden Kontrollpläne, ist ebenfalls die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben bei der Durchführung künftiger Kontrollpläne sicherzustellen. Diesbezüglich erscheint es geboten, den Beauftragten für den Datenschutz in den Prozess der Erstellung jedes neuen Kontrollplanes mit einzubeziehen. Dies gilt umso mehr, wenn es sich bei der Compliance-Maßnahme nicht um eine regelmäßige Kontrolle, sondern um eine einzelfallbezogene außerordentliche Investigativ-Maßnahme handelt. Die Einbeziehung des Beauftragten für den Datenschutz selbst, aber auch die Art und Weise sind im Form von internen Richtlinien/Arbeitsanweisungen festzulegen.

Angemessene Ausstattung des Beauftragten für den Datenschutz
Vor allem mit Blick auf die neue potentielle Tragweite datenschutzrechtlicher Verstöße erscheint es doch sehr verwunderlich, warum eine Vielzahl von Unternehmen sich noch immer nicht ausreichend mit den Auswirkungen der DSGVO und des BDSG-neu auseinandergesetzt zu haben scheint. Wie oben bereits gezeigt, werden die möglichen Bußgelder sowie Reputationsschäden bei mangelndem Datenschutz den Sanktionen im Compliance-Bereich künftig in keiner Weise mehr nachstehen. Dementsprechend und auch um einer Haftung aus § 130 Abs. 1 OWiG  zu begegnen sollte zeitnah überprüft werden, ob die Ausstattung des Beauftragten für den Datenschutz vor dem Hintergrund der gestiegenen Anforderungen noch als dem Risiko angemessen erscheint.